المُُـقََـدِمَـة
نعني بمُصطَلح أوعية المعلومات الأولية جملة المحفوظات من السِجلات المفتوحة يجري العمل الإداري بها ومجموعة المحفوظات شبه النشطة المُفهرسة والمُصنفة والمودعة بترتيب سهل الإسترجاع منها ضمن أقسام قيودات الجهات المسئولة عن إنشائها، كما نعني بالمصطلح أيضاً مجموعات الأرشيف الخامدة غير النشطة والمخطوطات والمودعة بترتيب مُفهرس ومُصنف في مستودعات المؤسسات الحافظة لها، ويتم استرجاعها وتداولها لأيٍ من الأغراض من مواقعها ومستودعاتها باسترشاد وسائل الإسترجاع المساعدة Finding Aids.أما مكننة إدارتها تتلخص في إجراءات تحويلها إلى مصادرمقروءة ومرئية آلياًMachine Readableمحمولة على أوعية مُستحدثة في شكل أقراص ممغنطة، برامج الكتروني أومايكروفورم تستلزم قراءتها استخدام أجهزة الحاسوب والقارئات (American Corporation 1978). إلا أن عمليات المَكننة أو التحويل من الأوعية التقليدية إلى المُستحدثة، ليست مُجرد تغيير شكلي للوسائط وإنما هي حصيلة تفاعل بين العديد من العمليات الإجرائية المستندةً على قاعدة من الممارسات الفنية المهنية المُتَخَصِصَة. يُمكن تلخيص هذه الإجراءات في دراسة مبررات هكذا التحويل أو إنشاء أصول الأرشيف الكترونياً فضلاً عن تحديد الأهداف وجملة المتطلبات التي يُمكن إستيعابها في إطار مواكبة ابتكارات التقنية المتعاقبة، وذلك لتمكين مؤسسيات خدمات المعلومات، مكتبةً كانت أو مركز وثائق وأرشيف أو وحدة توثيق، من المواكبة ومعالجة هاجس توظيف التكنولوجيا مع تطوير وسائل الوفاء بمتطلبات المستفيدين منها بالسرعة والكفاءة اللازمة والمتلائمة مع بديهيات عصرالإنفجارالمعلوماتي، شرط تأمين المحافظة على أصلياتها، كذاكرةٍ صادقةٍ وواعيةٍ للأمةِ تعين مَرَفِقَها على اتخاذ القرارالإداري الصائب في وقت قياسي مع حفظ الحقوق العامة والخاصة والارتقاء بالبحوث والدراسات إلىآفاق ديمقراطية أوحرية المعلومات وهي حقٌ عام مكفولٌ في المواثيق العالمية.

أما مجموعات أوعية المعلومات الأولية فهي نظام متكامل يتركب من منظومات فرعية، تمثل المستندات الوثائقية Recordsأهم مُدخلاتها. وبما أنها أصلاً ناتج الأنشطة الإدارية العامة والخاصة وإفرازاتها الوليدة (Mahjoub Baba 1987)،تكون بينها والمؤسسات المُنتجة لها علاقة بنيوية تستوجب المعرفةالتامة والإدراك الكامل بأجهزة وأنشطة المؤسسات الأم المنتجة لها. كما أن تحقيق مبدأ المكننة بالوسائل االلازمة والإرتقاء بالخدمات المواكبة المتطورة يتأسس عبرمراحل تبدأ بمرحلة دراسات الجدوى والموازنات المتوالية في المبحث الأول، تليها المرحلة الأهم والأكثر ضرورة يمثلها المبحث الآخر والمتعلق بالتوضيحات المعنية في الإستطلاع الموجز لنماذج من التشريعات السائدة في بعض الأقطار العالمية والوطن العربي بشطريه في المشرق والمغرب فضلاً عن إفادةٍ قانونية في الإستشارة الملحقة والتي قد تمثل مرجعيةً لتوجهات وضع وإجازة تشريعات الحُجية الإسنادية وصلاحية الإعتماد القانوني لوسائط التقنية، مخرجات حاسوب كانت أو مستنسخات تصوير مصغر Microform.

تعريف المصطلحات في الموسوعات Terms EncyclopediaDefinition of
أوعية المعلومات Sources of Information
يُقصَد بها مصادرالمعلومات وتتألف من نوعيين هما مصادر المعلومات الأوليةPrimary Sources of Information ومصادر المعلومات الثانويةSecondary Sources of Informationيُعَرَف النوع الأول بحاويات المعلومات المُنشَأة كناتج إجراء إداري والتي تعكس من طبيعة إنشائها وجهات نظر عامة ترجع مسئوليات معلوماتها الكاملة إلي جهات الإصدارأوالإنشاء وهي بطبيعتها فريدة الإنشاء أُنتجَت في تاريخ مُحَدَد وفي ظرف مُعين وبالتالي غيرقابلة للتكرار. ويمكن تصنيفها إلى نوعيين أساسيين هما مجموعات المُستندات أوالوثائق الرسمية والأرشيف. كما يجوز تضمينهما مجموعة المَخطوطات.
تتكون وتنشأ مصادر المعلومات الأوليةPrimary Sources of Informationمن مجموعات المستندات أوالوثائق الرسمية والأرشيف عبر الثلاث مراحِل لتكوينها، أولها الأرشيف الجاري المفتوح النشط وهي المحررات مَحفوظَات أقسام السِجلات والقيودات المصلحية والتي مازال ينساب بها الأداء الإداري، والتي تتحول تبعاً لتباطؤ إنسياب الأداء الإداري بها إلي مرحلة الأرشيف شبه الجاري أوالوسيط أومحفوظات الأرشيفات الوسيطة ، ومن ثم إلى مرحلة الأرشيف المقفول بعد إنتهاء الأداء والإسترشاد الإداري بها لتتحول إلي مجموعة أرشيفية بعد المُعَالَجَات المهنية الفنية لها من تقييم وتعامل وفق جداول الإعدام أو الإتلاف أوالحفظ المؤقت أوالدائم…ألخ CurrentRecords, Semi and Non Current Archive.تُفتح مثل هذه المجموعات كمصادر معلومات للباحثين وفق تشريعات مُلزَمة ومنهجية مؤسسة وشروط مُقننة. أما مجموعة المخطوطات Manuscript Collectionفهيمجموعةالمُحَرَرات بخط اليد أو المَطبوعة على الآلة الراقتة ذات قيمةٍ تاريخية أوأدبية أومُجتمعية أو دينية مُكتَسَبة من قيمة مؤلفها أوظروف تأليفها (Peter Walne 1990).تنص الموسوعات البريطانية والأمريكية وتلك المتخصصة في تعريفها كالآتي:
Allen Kent,et,al, (1968) & Thomas Dekker, (1910) in Encyclopedia of Library and Information Sciences and Encyclopedia Britannica states, “Records, Documents regularly drawn up for a legal or administrative purpose and preserved in a proper custody to perpetuate the memory transaction described in it” “Archives, Properly denoting the building in which are kept the records, charters and papers belonging to any state, community or family, but now generally applied to the documents themselves”. Encyclopedia Americana International Edition (1978) states, “Archives, organized bodies of records including papers, books, maps, sound recordings and other documentary materials, made or received in pursuance of law or in connection with the transaction of business and preserved because of their enduring value”.
كما وأن معجم المصطلحات الأرشيفية، إصدارةالمجلس الدولي للأرشيف، وفي تعريف مُنفصل لمصطلحات السجلات، الوثيقة، السجلات الجارية النشطة والسجلات شبه الجارية، والسجلات غير الجارية المقفولة والأرشيف، ينص في تعريف كل منها على الآتي، تعريف السجلات تحت الرقم 371صفحة 165من المعجم، “معلومات مسجلة، وثائق، بغض النظرعن شكلها أونوعية وعاء المعلومات المستعمل، أُنشأت وأُستُلمت، وحُفِظَت بواسطة وكالة أو مؤسسة أو منظمة أو فرد، وذلك خلال معاطاة أعمالهم، والقيام بالتزاماتهم القانونية”. تعريف الوثيقة تحت الرقم 138صفحة 71 من ذات المرجع، “عبارة عن اتحاد وعاء معلومات مع المعلومة المسجلة عليه أو فيه، والتي يمكن استعمالها كدليل أو للإستشارة”. تعريف السجلات الجارية تحت الرقم 107صفحة 59من المعجم، “هي التي يُحتَاج إليها في تسيير الأمور الراهنة، والأعمال الجارية لوكالة أومؤسسة أو منظمة، والتي بالتالي تحفظ في أماكن إنشائها، وذلك لان العمل أو القيد ما زال يجري فيها”. تعريف السجلات شبه الجارية تحت الرقم 416صفحة187من المعجم،”هي السجلات التي تعد الحاجة اليومية إليها مُلحة، والتالي يجب أن تُسحَب منمكاتب الإنشاء وتحفظ في مركز حفظ السجلات إلى حين حلول موعد حذفها”. تعربف السجلات غير الجارية المقفولة تحت الرقم 304صفحة 138، “هي السجلات غير الجارية والتي لم يعد يحتاج إليها في الأعمال الجارية”. أما تعريف الأرشيف تحت الرقم 36 صفحة 26 من ذات المعجم، يؤطر عدة معاني، أولها الأرشيف بمعنى” السجلات غير الجارية المقفولة محفوظةً بترتيب معين أو بدونه، من قِبَلِ الأشخاص المسئوليين عن إنشائها أو الهيئات العامة أو الخاصة أو من يخلفهم، وذلك لإستعمالاتهم الخاصة أو لإستعمال دار الأرشيف، وهي تُحفظ استناداً على قيمتها الأرشيفية أو التاريخية”. كما يُطلق ذات المصطلح، الأرشيف بمعنى دارأو وكالة الأرشيف، أو دار الوثائق، أو مستودعات الأرشيف في الدار المعني وفقاً لموجهات التشريع المهني المعني (Peter Waline 1990).
عليه تفسر صِيَغ التعريف في الموسوعات أعلاه منطق التقسيم في تصنيف مجموعات أوعية المعلومات الأولية إلي سجلات أووثائق جارية وشبه الجارية والأرشيف المقفول، والتي يمكن المُفاَصَلةٍ بينهما وفقاً لما نص عليه معجم المصطلحات الأرشيفية (Peter Waline 1990)إلى مسميات السجلاتRecords والأرشيف ArchivesوالمخطوطاتManuscripts، كما تُبَرر منطق تباين مُسميات المؤسسات المهتمة أو الحاضنة لها بين تسميات دور السجلات ودورالوثائق والتوثيق ومراكزالأرشيف.

أما النوع الآخر من أوعية المعلومات فقد أُجمع المعلوماتيون على إصطلاحها بمصادر المعلومات الثانوية إنطلاقاً من حقيقة أنها القابلة للتجديد والتكرارويمثلها إصدارات الأشخاص أو ذات الصفات الإعتبارية والتي تعكس من طبيعة إنشائها وجهات نظر خاصة ترجع مسئوليات معلوماتها الكاملة إلي المؤلف أو صاحب الإعداد. ويمكن تمثيلها بمجموعات الكتب والمطبوعات الإرشادية الصادرة من اللجان المتخصصة والأوراق العلمية المنشورة في الدوريات وإصدارات مداولات المؤتمرات …إلخ، وجميها تُشَكِل مقتنيات المكتبات علي اختلاف أنواعها. من هنا يبرزالتباين بين مسميات الإختصاصيين في هذا المجال تحت مظلة المعلوماتين في مهنتي الوثائقي الأرشيفي الموثق وأمانة المكتبة كل تبع تصنيف المؤسسة المعنيةInformationist/ Archivist or Librarian حيث أن لُب الإهتمام والتركيز المهني عند الوثائقي الأرشيفي الموثق مُتَعادل وفي توازن بين إجراءات الحماية والمحافظة على طبيعة مصادرأوعية المعلومات الأولية مع تسهيل استرجاع معلوماتها، وعند الآخر في أمانة المكتبة، إهتمام أكثر بتسهيل الإطلاع على أوعية المعلومات الثانوية لأنها وبطبيعة إعدادها وتأليفها قابلة للإستبدال والتجديد والتكرار. ومما ينوه كما أشار (Rieger 1972)إلي احتمالات الخلل والضَعف الوظيفي حالة التغاطي من ضرورة وضع الإختصاصي الأنسب على الموقع المناسب، وقد يبرر هكذا الخلل ملاحظة الإزدواجية والضبابية الكائنة في الكثير من لوائح المواصفات والتكليف الوظيفي في كثيرٍ من إدارات خدمات المعلومات وعلى وجه التحديد في العالم الثالث والوطن العربي.

إعداد دراسات الجدوى والموازناتFeasibility StudiesPreparing of

المقصود بدراسات الجدوى والموازنات موازنة امكانية توظيف وسائل التكنولوجيا المُستحدثة من حاسوب ومايكروفورم أوالمكننة عموماً،لحفـظ واسترجاع المعلومات من الأوعية الأرشيفية خلال مراحلها الجاري النشط وشبه النشط والخمود أوالمقفول Current Records, Semi and Non-Current Archiveومدى الإستفادة منهاRobert P & Spindler (2003)، مع ضرورة أن يكون قيد الاعتبارأن مصادرالمعلومات الأولية فردية أو أحادية الإنتاج لاتعوض حالة إتلافها، ومهما كانت سلبيات إدارة وحركة تداول أصولها أوضعف استرجاع بيانتاتها لا يجوز أبداً أن تكون مجالاً للتجارب غير المضمونة العواقب. وعليه من الأوجب التأكد الكامل من مبدأ صلاحية الأمراعتماداً واستناداً على دراسات جدوى جادة ومتكاملة ومتوازنة (ناهد حمدي1992). أما الموازنات التي تستند وتعتمد عليها دراسات الجدوى المعنية هي:
(I)المُقتنات مع قياس خدمات المستفيدين Holdings, & Users Requirements
يقصد بها دراسة معدل سرعة تلبية طلبات الإسترجاع من مستودع الأرشيف أو من ذات المصادر للمستفيدين وتكلفتها من حيث قيمة الوقت المُستهلك في آلية الإسترجاع وتأثيرات التداول على ذات المصادر. ويتلخص الغرض من هذه الموازنة في توفير بيانات مُساعدة في اجراءات تحديد وإختيار نوع الأجهزة الأنسب للمرفق المعني وإلى أي مدى يستدعي الوضع توفير أجهزة القراءة Readersكوحدات متعددة مُلحقة بالطابع أوالإكتفاء بجهاز طابعة مركزي وتقديم الصورالمُستَنسَخَة أوالمخرجات Outputsعند الطلب مقابل قيمة رمزية متفق عليها.
(II)اختيارالأجهزة مع التزويد والإسترجاعAcquisition Equipments, Retrieval&
من الجائز الإكتفاء بأجزاء من الأجهزة أوالتجهيزالمتكامل، مثل الفصل بين القارئات Readersوالطابعات Printersفيتجهيزات المايكروفورم، أو بين وحدات الإدخال والإخراج Teletype, Input and Output Unitsبالنسبة للحاسوب، ويُحَدَد ذلكاعتماداً على موازنات إحصائيات التزويد الدوري والإسترجاع. كما أنه من الممكن واستناداً على موازنات الإحصائيات أيضاً توفيرالأجهزة في وحدة مركزية تقدم خدماتها لأكثر من مؤسسة معلومات بتوظيف قنوات الإتصال المتاحة. وعليه يعتمد وضع القرار العملي والأنسب بأيٍ من الإحتمالات أساســاً على رصد الإحصاءات الدقيقة عبر المتابعــات اليومية ومن ثم تحليلها دورياً لتحقيق وضع القرار الأصـوب وفــي الوقــت الأنسب (Mahjoub Baba 1987)
(III)ميزانيات برامج التدريب والتأهيل والاستقرارالوظيفي
TrainingProgrammes, Capability and Stability of Personnel
من المُتَطلبات البديهيه الحِرص على أهمية التأهيل الوظيفي والكفاءة اللازمة والمتواكبة لمستويات الكادرالمنتسب لإدارة المَكنَنة المنشودة، وذلك لضرورة الإجادة والإتقان المهني والتي على أساسها يُفترض إنتسابهم أصلاً إلى مؤسسة خدمات المعلومات مكتبات كانت، دورأرشيف ووثائق أوتوثيق. ونسبةً للتجديد المُتَلاحق والمُتَسارِع لأجيال وسائل التقنية وهيمنتها كوسائل تقديم للخَدَمَات وتوفير بيانات المعلومات، فضلاً عن تحليل هكذا البيانات لعناية المعنيين بها، أصبح المعلوماتيون المؤهلين في علوم الحاسوب والمعلومات قطاعاً فاعِلاً يَستَوجِب على الجهات المعنية بهم وضع التشريع الوظيفي الأنسب لهم وتقنين العلاقات والوصف والمُستَحَق الوظيفي بمستوى يؤدي إلى الإستقرارالوظيفي حمايةً لهذه الجهات من تسربهم منها ومن أن تتحول هكذا الجهات إلى مجرد محطات تدريب وتأهيل وترقب لعروض العمل الأحسن كما هو الحال في كثيرٍمن المكتبات ودورالأرشيف في الأقطار العربية (Mahjoub Baba 1987).تستدعي هذه التحوطات إجراء موازنات ودراسات إدارية متوازنة مع خُطط المكننة والإستحداث.
(IV)الميزانيات مع الجدوى الإقتصادية Budgeting and Feasibility
لدراسة موازنة الجدوى الإقتصادية في إطار خطط وبرامج وضع وتنفيذ الميزانيات الدورية نسترشد بالمُعطيات الآتية : تكلفة تجهيز وتشغيل النظام المستحدث، تكلفة الصيانة الدورية، تكلفة الوقت والجهد المستنفذ في التعامل مع المقننات المودعة تقليدياً والنظم المستحدثة، تكلفة احتمالات التلف والفقدان أوالترميم للمقتنيات المعنية قبل وأثناء التحول إلى أشكال الإيداع المستحدث ولاسيما بالنسبة للأوعية الوثائقية، وتكلفة وتقييم انسياب القرارالإداري المستند على بيانات المعلومات المُسترجعة من المقتنيات قبل وبعد التحديث أوإستخدامات التقنية .
(V)آلية الموازنة المالية العامة Mechanismfor General Budgeting
تكون آلية الموازنة في أولاً، مقارنة الموازنة المالية مع الجدوى الإقتصادية مقابل الثلاث موازنات السابقة (1-3أعلاه). ثانياً، موازنة المُقتنات مع قياس خدمات المستفيدين. وثالثاً، موازنة تكلفة برامج التدريب والتأهيل والاستقرارالوظيفي. قد تؤدي هذه المقارنات إلى مُعطيات مقارنة مالية ومقياس منطقي لجدوى وضع القرار بعمليات المَكنَنَة بصورة أشمل (يونس عزيز1994).

القيمة القانونية للوثائق وللأرشيف الإلكترونيLegality of Electronic Records & Archives
يُقصد من دراسة القيمة القانونية للأرشيف والمحفوظات الإلكترونية التفاكرحول تأمين التشريعات الحُجية المُقننة والمُعتَمَدَة لوسائط المعلومات المُستحدثة المُهَيمِنَة في محطات الإدارات الرقمية غيرالورقية Paperless Information Terminalsحيث أنه وعلى الرغم من الإعتقاد الشائع بأن مُستَحدَثات التقنية قد تُنهي عصرالأوعية الورقية التقليدية، إلاأنها وفي مجالات التوثيق وإدارة الوثائق والأرشيف تُعتبر داعِماً لتأمينها ولدوام سيادتها، ولاسيما أن إدارة الوثائق عبرالمراصد الإلكترونية والتي تعني في الأساس التعامل مع تصاوير طِبق الأصل المنتجة بتوظيف مُلحقات أجهزة أووحدات إخراج طَابِعَات كانت أومُصوراتمرئية ومقرؤة وعليه يلزم دراستها والنظر حول قيمتها من زوايا التعريف القانوني في مُقارنة نصوص التشريعات السائدة والإستشارات القانونية المعنية مع إعتبارات الظروف الإجتماعية، فضلاً عن المسائل الاجرائية ومستوى الوعي العام، الوضع الذي قد يشكلُ دافعاً لنظر دورالوثائق والتوثيق في جدوى المواكبة والموأمة بين الإستحداث والتشريع والإجراء،.(Joanne Hand Paul C (1989) & Carlin J (1989)

(1) إستشارات قانونية Legal Consultations
في إستشارة قانونية للأستاذ معاوية الطاهر المحامي في مكتب محمود زُغبي المحامي بالبحرين في 11اغسطس2011، حول مدى حُجية المستندات الإلكترونية المنشأة والمحفوظة في بذاكرة الحاسوب في تشريعات الوطن العربيبصفته مستشاراً متخصصاً في القانون التجاري، أفاد قائلاً “تُعَرف أغلب القوانين السائدة في الدول العربية المستندات بمُصطَلَح (المُحَرر) وتقسمها إلى مُحررات رسمية ومحررات عُرفية” وإستوضح هذا التقسيم “بأن المُحررات الرسمية هي التي يثبت فيها موظف عام أو شخص مُكلف بخدمة عامة يتم على يديه، أو بتفويض من صاحب الشأن، وذلك طِبقاً للأوضاع القانونية وفي حدود سلطته وإختصاصاته، بينما المُحررات العرفية هي تلك الصادرة ممن وقعها مالم ينكر صراحة ماهو منسوب إليه”. وأشار أيضاً إلى أن القانون يعتد بصورة المحررالرسمي متى ماكان مظهرها الخارجي لا يسمح بالشك في مطابقتها للأصل، وما يؤخذ من صوررسمية للصورالمأخوذة من الصورة الأصلية لا يعتبر به إلا لمجرد الإستئناس منعاً للظنون ويبقى، وفي كل الأحوال مطابقة الصورة الصادرة من المحرر الرسمي مع صور المحررات الرسمية المحفوظة لدى الموظفين العمومين المذكورين بإعلان من إختصاصات المكلفين بنظم حفظ المستندات. إستدراك الأستاذ معاوية تفسيره بالاستدلال بمايُعرف في علوم إدارة الوثائق بالدبلوماتيقا Diplomaticأو العلم الذي يهتم بأنواع وعناصر الوثائق وبالتوثيق Documentationبمعاني علم تنظيم السِجلات والبيانات(Peter Walne 1990). عليه وكما أوضح الأستاذ معاوية المحامي تكون صورالمحررات العرفية مُهددة دائماً بالطَعن ولذا ألزم القانون، ولكي يُعتد بها ويُعتمد عليها، تقديم الأصل، ولكن إذا كانت تلك المحررات محفوظة أو مسجلة لدى جهة ينظم القانون أعمالها، كدور الوثائق الحكومية أو المواقع التي يصدرلتأسيسها وإعمالها قانون خاص، يبقى لها الحُجية لإمكانية تطابقها مع الأصل.

في إستشارة أخرى للأستاذ محمد موسى جبارة المستشار القانوني لوزارة الثقافة بالبحرين في 15أغسطس 2011حول ذات الموضوع بصفته متخصصاً في حقوق الملكية الفكرية، أفاد قاطعاً “بعدم إعتداد التشريعات المعمول بها، وبالتحديد في الوطن العربي، بالصور الشمسية للمستندات” وإمكانية الطعن فيها وتحاشى تماماً الإشارة إلى أي استثناء مُتَفقاً مع توضيحات الأستاذ معاوية الطاهر المحامي في الإستشارة الأولى، بل تشدد في تعميم تعريفه لمصطلح التصوير الشمسي بأنه يعني مبدأ الإستنساخ بصفة مُطلقة بواسطة أجهزة تصوير شمسية كانت، ماكينات تصوير يدويه أوآلية أوطابعات إلكترونية والتي قد تكون قابلة للتزوير والتغيير، مُستدلاً بجرائم تزويرالعملات والصكوك الورقية.

من وحي الإستشارتين يتضح تماماً مدى التباين والإختلاف في التفسير القانوني عند التعامل مع المعلومات المُسترجعة بالتصوير العادي أوالمُصَغَر المايكروفورم. وبدخول تطبيقات الحاسوب ونظام معالجة المعلومات إلكترونياً، يواجه القانونيون مسألة إثبات تلك المعلومات المستخرجة من تلك الوسائل إلكترونية، لذا شرعت بعض الدول القوانين اللازمة والتي تصون وتحفظ حجية المعلومات المصورة أو المُستدعى آلياً من المصغرات الفيلمية ، الحاملات الشفافة Microformsوذاكرة الحاسوب Memory، كما يتضح في مقارنة التشريعات الآتية .

(2)مُقارنة النصوص في نماذج من تشريعات إدارات الوثائق والأرشيف العربية والعالمية:Comparison Regional & International Sample Legislations of Archive Institutions.
استدلالاً على التباين والإختلاف والأسبقية على إعتماد مُستَصغرات الوثائق والأرشيف الإلكتروني يُشَار إلى نماذج من التشريعات السائدة على المستويين العربي والعالمي وتعديلالتها حسب التتالي التاريخي أو أسبقية الإعتماد.

(1.2)نماذج من أقطار الوطن العربي:Sample Arab World Archive Legislations
الآتي تجارب تشريعات كل من مصر1954/1979/1981، و السودان 1965/1981، و العراق 1973، ولبنان1977، وأخيراً دولة الإمارات العربية المتحدة 2008والتي قد تم إختيارها على التوالي حسب قدمية التشريعوعلى ضوء تشابه طبيعة التشريعات فيها مع إعتبارات السَبق والريادة في الإهتمام بمكننة المقتنيات الأرشيفية وتقنيين خدماتها.
(1.1.2)مصر1954/1979/1981Egypt:
إضافةً إلى القانون 356لسنة 1954والتي أنشأت بموجبه دارالوثائق التاريخية القومية المصرية (ابراهيم عبد الكريم1987) والقرار الجمهوري رقم 472لسنة 1979بشأن المحافظة على الوثائق الرسمية للدولة وأسلوب نشرها واستعمالها، صدرالقرار الجمهوري رقم 627لسنة 1981القاضي بإنشاء مراكز للمعلومات والتوثيق بجميع أجهزة الدولة بما فيها الهيئة المصرية العامة لدار الكتب والوثائق القومية. ينص هذا القرار على ميكنة الوثائق، أنظر (www.cu.edu.eg/Arabic/management). كما أُلحِقَت به قرارات وزارية صادرة من مجلس الوزراء تقضي بإدخال نظم الحفظ المصغر في إدارات أجهزة ومؤسسات الدولة، مُلحق بها توجيهات وتوصيات متكررة بمكننة مودعات دار الوثائق المصرية، مما تُحسب كمؤشرات موحية للاعتداد وإعتماد وسائط المعلومات المستحدثة في مصر، إلا أنه وفي الجانب العملي مازالت هناك تحفظات وشروط ومعايير تقنن التعامل بها أمام المحاكم واجراءات قضاء المسائل الرسمية.
(2.1.2)السودان 1965/1981Sudan :
ينص قانون دارالوثائق السودانية المركزية 1965وفي باب أهداف تأسيس المركزعلى مهام تيسير الإطلاع على الوثائق ونشرها (Khadeja Zarrouq1970)، ويُشِير ذات القانون بعد توسيعه وتطويره تحت مُسمى قانون دارالوثائق القومية 1981وفي البنود 16-19من الفصل الخامس منه إلى تقنين إستخدامات التصويرالمُصَغروالعاديPhotocopy &Microformإلا أنه لم ينص مباشرةً على إعتماد وسائطها أمام المَحَاكِم والإجراءات الإدارية،بل أشار وبصورة واضحة إلى إمكانية طلب الأصول دون الصور للإستشهاد بها أمام المحاكم وفي معية موظف مسئول من دار الوثائق، فضلاً عن تحفظ القانون بعدم الإشارة إلى اعتماد صورطبق الأصل من الوثائق لمتابعة الإجراءات الإدارية، ويبرهن على هذا الإستدراك والتحفظ في البنود من 3 -6 من الفصل الثاني في اللائحة العامة لإدارة دار الوثائق القومية 1982المجازة على ذات القانون(Mahjoub Baba 1987).
(3.1.2)العراق1973Iraq:
يقضي القانون العراقي رقم141الصادر1973بإمكانية التخلص من أوإعدام الوثائق التي تم تحويلها إلى الوسائط المستحدثة، الأمرالذي يعني جوازإقامة واعتماد هذه الوسائط مَقَام الأصول (ابراهيم عبد الكريم1987).
(4.1.2)لبنان 1977Lebanon:
لم يحدد قانون إدارة الوثائق والأرشيف في لبنان الصادر في1977موقفاً صريحاً وواضحاً من مسألة الحُجية للوسائط المستحدثة كأوعية للمعلومات الوثائقية رغم إشاراته المتكررة لإمكانية توظيفها(ابراهيم عبد الكريم1987) ، وربما يكون ذلك تحوطاً لمترتبات بيئة الحرب الأهلية والصراع الإقليمي الدائرة تلك الفترة في لبنان .
(5.1.2)دولة الإمارات العربية المتحدة 2008 EAU:
ينصُ تعريف الوثيقة في القانون الإتحادى الإماراتي رقم7لسنة 2008لمركز الوثائق والبحوث في دولة الإمارات العربية المتحدة بأنها ” كل تسجيل بالكتابةِ أوالطباعةِ أوالصورةِ أوالرسمِ أوالتخطيطِ أوالصوت سواء على الورقِ أوالأشرطةِ المُمَغنطةِ أوالوسائط الإلكترونيةِأوغير ذلك من الوسائط، والتى يتم حفظها في المركز وتشمل الوثائق العامةِ والتاريخيةِ والخاصة” وعليه يتضمن ويوحي ذات القانون مبدأ إعتماد الوثائق الإلكترونية أومستصغرات الوثائق حتى وإن كان إنتاجها في الأساس على أوعية المعلومات المُستحدثة، مما يُحسَب قدرمن المواكبة لمستحدث تقنيات الإدارة اللا ورقية (www.cdr.gov.ae/ncdr/arabic/Government/Overview.aspx).

إلى جانب النماذج أعلاه، يُلاحظ أيضاً بأن بعض أقطارالوطن العربي قد أجازت تشريعات وأصدرت لوائح وقرارات وزارية ومصلحية تقضي بإستخدامات وتوظيف وسائل التكنولوجيا ومُستَحدثَات أوعية الوثائق في مرحلتها النشطة وشبه النشطة لغرض إنسياب وتطويرالإجراء الإداري، إلا أنها لا تتعدى مرحلة تسهيل الخدمات العامة، بمعنى التعامل بها خلال مرحلتي النشاط وشبه النشاط في السجلات والمستندات الجارية فقط، دون الإعتداد بها كمجموعات أرشيفية. كما أن بعض الأرشيفات العربية تجمع وتحتفظ بصورمن الأرشيف المُتَعلق بتاريخها الوطني بالتنسيق مع مراكز إيداعيها في أرشيفات المِهجَر وتفتقر للأصول منها، مما قد يعكس بعضاً من الإشكاليات، حيث أن المحاكم والدعاوى القضائية إلى جانب الإجراءات الإدارية في ذات الأقطار تسترشد دائماً بالأصول والإستدلال فيها بالأوعية المستحدثة موضع الطَعن القانوني وتقييم الحالة الظرفي. إستناداً على ذلك وبالرغم من إيداع كثير من مراكزالأرشيف العربية لمجموعتها بالوسائل المستحدثة وإسترجاعها للمعلومات عبر محطات التقنية، يُحسَب عليها غياب التشريع الواضح والمتواكب لهذا الإنقلاب التكنولوجي المُطَرِد والمُعَالِج لإشكالية غياب الأصول.

(2.2)نماذج من أقطارما وراء البحار:Sample Overseas Archive Legislations
ينوه في الآتي إلى نماذجٍ من التشريعات قد تم إختيارها على اعتبار تغطية باقي أقطار العالم خارج حزام الوطن العربي منها، الولايات المتحدة الأمريكية1970/1996، وكنـدا1978، وإنجلترا1996، وفرنسا1980، وسويسرا1975/1976، والدنمارك1973، وألمانيا1976، وإيطاليا1974، ورومانيا1971، والهند1993/1998، وماليزيا1966/2003.
(1.2.2)الولايات المتحدة الأمريكية 1970/1996USA :
أجازت التشريعات الأمريكية بصورة عامة مبدأ إعتماد حُجِيةَ صورالوثائق ومُستَصغَراتها مع الإختلاف والتباين في التفاصيل بين تشريعات الولايات في شروط الإعتماد القانوني المتوافق والمتلائم مع موجهات نظام التشريعات الفيدرالية. كما تميزت التشريعات الأمريكية أيضاً بتوفرالأدلة والقوانين التوضيحية والمَلاحِق المواكبة لها (Allen Weinstein 2007)، ويذكر من هكذا الأدلة والقوانين على سبيل المثال، دليل التوقيع الرقميDigital Signature Guidelines August1996وقانون التوقيع الرقمي لولاية فلوريداElectronic Signature Act 1996 Florida.
(American Bar Association, ABA 1969)
(1.2.2)كنـدا1978Canada:
يشابه القانون الكندي الصادرفي1978وإلى حدٍ كبير تشريعات الولايات المتحدة الأمريكية حول مبدأ إستقلال الولايات الفيدراليه العام حول إجازة إعتماد المصادر المصغرة آلياً مع ملاحظة التباين الشكلي بين الولايات الكندية (Sam Banks 2004).
(2.2.2)إنجلترا1996UK:
يشير قانون الإثبات الإنجليزي الصادر1968على إعتماد المواد الوثائقية المحفوظة بالنظم الحديثــة كسنــد إثبات شريطة أن يكون الأصل مفقوداً أوتم إعدامه وفق إجراءات العمل الرسمية(حمودة محمود عباس1993). يُفهم من هكذا الإشارة أفضلية إعتماد الأصول كما يفهم منها أيضاً الإعتراف إلى حدٍ ما أواعتماد حُجية المحفوظات بالنظم الحديثة وفقـاً لتقديرات المحاكــم.
(3.2.2)فرنسا1980France:
أوضَحَ (حمودة محمود عباس1993) إلى أن التشريع الفرنسي المُجَاز في1980يمنح الوثائق المحفوظة بالنظم المستحدثة الحجية القانونية طَالما دعاماتها ثابتة لا تسمح بأي إحتمال للتغييرعند عمليات الإستنساخ أوالتصوير.
(4.2.2)سويسرا 1975/1976Sweden:
يشير القانونالسويسري197المعدل1976إلى إعتماد المصادر المصورة والمستنسخة إطارشروط التطابق وأيلولة مسئولية الإستنساخ والتوثيق إلى هيئة مؤسسة مستقلة (حمودة محمود عباس1993).
:Denmarkالدنمارك1973(5.2.2)
يحتوي قانون الأرشيف القومي532في الدنمارك Danish National Archives Act 2007علي فصلٍ كاملٍ حول إدارة الأرشيف الإلكتروني ويشيربتجديد تحميله على الوسائط المستحدثة دورياً على توالي 5سنوات في مختلف مراحل بناء الأرشـيف(Wikipedia 2011)، كما أشار (حمودة محمود عباس1993) إلى كفالة مرسوم1973الحُجية لوثائق المُرَاسَلات الإدارية فقط عدا مستندات الحسابات المالية والتي قد تحفظ في إعتمادها كما هو الحال في التشريع الإنجليزي.

(6.2.2)ألمانيا1976Germany :
يجيزقانون التصوير المُصَغَر الصادر1976الإحتفاظ والتعامل بأشكال التصوير المُصَغَر للوثائق المالية في وزارات التأمين، والعمل، والإسكان، والعدل والداخلية، ويشترط أيضاً إستيفائها مواصفات أصول الوثائق (يونس عزيز1994).
(7.2.2)إيطاليا1974Italy :
صدر بها مرسوم تنفيذي 1974ملحق لقانون 1968يقضي بإحلال صورالمصادر بدل الأصول في بعض الإدارات الحكومية مستنداً على شروط منها التأكد من مطابقة الصور للأصول وتقنين معايير التصوير والحفظ والمواظبة على فحص آليات التصوير للتأكد من سلامتها (يونس عزيز1994). تمثل هكذا الشروط معاييراً لتوثيق المصادر المسترجعة آلياً .
(8.2.2)رومانيا1971Romania:
أوضح (حمودة محمود عباس1993) أن قانون الأرشيف الروماني الصادر في1971يعطي الحُجية فقط للمواد الوثائقية المحفوظة بالنظم الحديثة ذات المحتويات العلمية.
(9.2.2)الهند1993/1998India :
يعتمد قانون الوثائق في الهندThe Public Records Act No. 69 of 1993وسائط المعلومات المُستَحدثة بمختلف أشكاله ضمن التعريف الشامل للوثائق والأرشيف ((National Archives of India (1993مما يعني تقنين إدارتها والتعامل بها، كما صدر أيضاً قانون التجارة الإلكترونية 1998Indian Electronic Commerce Actوالذي يقنن في فصوله من الثاني إلى الثاني عشر مسائل الرسائل والتوقيعات الإلكترونية واصفاً أهميتها الثبوتية أو الحجية بالمصداقية المُتَعَاظِمَة ومُعتَمِداً مبدأ التعامل الإلكتروني عبرالوسائط بين الإدارات الحكومية الرسمية بمعنى تقنين إنشاء السجلات والمراسلات الإلكترونية (Meena Gautam (2007).
(10.2.2)ماليزيا1966/:Malaysia 2003
تكتسب المُصغرات وصورالوثائق والأرشيف في مَاليزيا الحُجية ومقام أصولها شرط إعتمادها من مديرالأرشيف القومي، وذلك وفقاً لنصوص المادة 13من قانونالأرشيف القومي 511، 1966والمواد42و43من القانون المُعَدل رقم 629العام2003(Greg Kazak, 2004)، كما تُعتَمد الوثائق المُنشأة إلكترونياً بموجب قانون التوقيع الرقمي1997Malaysia Digital Signature Act وقانون الإثبات والبينه1997Malaysia Evidence Actوقانون المعاملات الإلكترونية 1998SingaporeElectronic Transactions Act (Donna 1989).

يُقرأ من مُقارنة نماذج التشريعات لما وراء البحار إتفاقها بالإجماع إلى حدٍ ما في حجية الوثائق المُستحدثة ( المصورة ، المُستَنسَخَة والإلكترونية) فضلاً عن إتسام بعض هذه التشريعات بالتحديث والتعديل مما يوحي بسمة المواكبة بين التشريع ومظاهرالتطور التقني، إلا أنها متفاوته التحفظ في مستوى إعتدادها بحجية مُستَحدثات الوثائق، وقد يكون ذلك نسبةً للتباين في طبيعة وموجهات التشريع القانوني في هذه الأقطار. عليه يُلاحظ أن نماذج تشريعات الأقطار ذات الخلفية الإنجليزية والأقطار الأنجلوآسيوية أكثر تحفظاً في ذات الشأن من غيرها. أما من نماذج التشريعات من أقطار الوطن العربي، يُستقرأ إجماعها الأوسع على التحفظ في حجية الوثائق المستحدثة مع التباين في الإعتداد بصور المستندات شرط توثيقها بمطابقة الأصول من جهات الإختصاص. وهذا قد يوحي بقدرٍمن اللامواكبة لتطورات وسائل التقنية رغم توفرها اللافت واستخداماتها الشائعة في تلك الأقطار.

التـوصـيات Recommendations

(1)تتأسس دراسات الجدوى المتعلقة بأتممت الوثائق والأرشيف عموماً علي تحليل البيانات الإحصائية لوضع القرار الأنسب المؤطر بالموازنة الماليه ودراسة التكلفة حوله،وذلك مما يلزم في إبرازتوصية بضرورة تدقيق مؤسسات خدمات المعلومات وعلى مختلف أنواعها ومستوياتها بإحصاءات االتزويد والإيداع والإبعاد في مقتنياتها، إلى جانب دراسة حركتها وإحصاء معدل انسياب الخدمات والمستفيدين منها، والتي على ضوئها يمكن إعداد الموازنة العلمية المتكاملة بين حجم المُقتنات وقياس مستوى الخدمات، واختيار الأجهزة المطلوبة والمتوائمة مع دورات التزويد وحركياتها في عجلة تقديم الخدمات، فضلاً عن ميزانية تدريب الكادر البشري على إعمالها وصيانتها.
(2)يقتضي الإلتزام بالمؤسسية لكل مرفق عام الإدارة في ظل تشريع قانوناً حاكماً كان أو لائحة منظمة للأداء، عليه يوصى بوضع وتطوير التشريعات واللوائح السائدة وموكبتها لمستحدثات العصر وأجيال التكنولوجيا.
(3)أصبحت مهنة المعلوماتية من قنوات ومداخل الإستثمار ومن أهم أركانها تأهيل مصادرمعلومات الأولية والثانوية وعليه يقتضى الوضع توطيد الترابط المهني على كافة المستويات والمواطن، فضلاً عن التأصيل والإرتقاء في برامج التعليم والتدريب المُستمر للكادرالمعلوماتي، مع ضرورة وضع الكادر المناسب على الموقع الأنسب.

المَـراجِـع باللغة العربيةReferences in Arabic Language

إبراهيم عبد الكريم (1987)الأرشيف الجاري. معهد الوثائقيين العرب، بغداد، العراق، ص ص38-55.

حمودة محمود عباس (1993)أمن الوثائق:الحِفظ، التصوير، والترميم. مكتبة غريب، القاهرة، مصر، ص ص 07-48.

ناهد حمدي (1992)الوثائق ونظم التصوير. المكتبة الأكاديمية، القاهرة، مصر، ص ص 10- 15.

يونس عزيز(1993)التقنية وإدارة المعلومات،جامعة قاريونس، بنغازي، ليبيا، ص ص172-310.

المَـراجِـع باللغة الإنجليزيةReferences in English Language

Allen Kent, Harold L, William ZN, Jay ED (eds) (1968) Encyclopedia of Library and Information Science, vols. 1 & 25. M Dekker Publisher, New York, USA. pp 108-136.

Allen Weinstein (2007) Guidance Concerning the Use of Enterprise Rights Management (ERM) and other Encryption Related Software on Federal Records. National Archives and Records Administration (NARA)Bulletin2007-02: 1-3.

American Bar Association, ABA (1969) Relying on Certificates and Digital Signatures, In: Michael Baum, et, al (eds) Digital Signature Guidelines: Legal Infrastructure for Certification Authorities and Secure Electronic Commerce Information Security Committee, Electronic Commerce and Information Technology Division, Section of Science and Technology. American Bar Association, ABA, USA, pp 82-90.Av. online at:http://www.signelec.com/content/download/ digital_signature_guidlines. pdf

American Corporation(1978) Encyclopedia Americana: International edition, vol 2, Amazon, Danbury, USA.

Carlin J (1998) Electronic Records Case Argued in Appeals Court: ALA WashingtonNews,50 (9) : 6-7.

Donna L Beatty(1998) Malaysia’s Computer Crimes Acts of 1997 Gets Touch on Cybercrime but Fails to Advise the Development of Cyberlaws. Pacific Rim & Policy Association Journal , 7 (2): 351-376. Av. online at: http://www.digital.law.washington.edu/dispacelaw

Greg Kazak (2004) Archival Legislation in Singapore: Policy Cross-Domain. Inter Pares 2 Project, pp 1-6. Av.online athttp://www. statutes.agc.gov.sg/conversion/htm1/homepage.htm1.

Joanne H, & Paul C (1998) Community Relations in Northern Ireland: Attitudes to Contact and Integration. In: Gillian Robinson et, al (eds), Social Attitudes in Northern Ireland, the 7th. Report. Ash gate Publishing Limited, Hants, England. Av. onlineat
http://www. cain.ulst.ac.uk/othelem/research/nisas/rep7c1.

Joshi R(2006) Records Retention Schedule for Records Relating to Substantive Functions of Ministry of Labour & Employment Directorate General of Employment & Training, Gov. of India, New Dalhi. pp 1-43. Av.online at http://www.labour.nic.in/iwsu/RecordRetentionSchedulsDGST.pdf

Khadeja Zarrouq (1970) Provisional Order of the Sudan General Records 1965, Archivum, 20: 123-124.

Mahjoub Baba (1987)The Sudan National Records Office: Problems and Recommendations. Unpublished M A Thesis. Loughborough University of Technology, Loughborough, UK.

National Archive of India (1993)The Public Records Act No. 69 of 1993, National Archive of India , NAI, In: Meena Gautam (eds) (2007) Electronic Records Management: Challenges and Issues: Case Study National Archives of India. Atlanti, 17 (1/2): 63-73. Av. online at http://www. iias-trieste-maribor.eu/flesdmin/atti/2007/Gautam.pdf.

Peter Walne (1990) Directory of Archival Terminology: English, French and Arabic with Equivalents in Dutch, German, Italian, Russian and Spanish. ICA Handbooks Series vol. 7. International Council on Archives, Paris & Arab Scientific Publishers, Beirut, Lebanon.

Rieger M (1972) Archives in Developing Countries: the Regional Training Center Movement. American Archivists, 35(2): 163-171. Av.online at http://www.jstor.org/pss/40291416.

Robert P & Spindler (2003) Electronic Records Preservation. In: Miriam A Drake (ed) Encyclopedia of Library and Information Science, 2nd. ed.vol. 2, Marcel Dekker Inc. New York. USA. pp1016-1022

Sam Banks (2004) Legal Deposit of Material in the Library and Archives of Canada, In: Bill C-8, the Library and Archives of Canada Act. Av.online at http://www.parl.gc.ca/about/parliment/legislativeSummaries

Thomas Dekker (1910) Encyclopedia Britannica: Dictionary of Arts, Sciences, Literature, and General Information, 11th. ed. vol. 2. Encyclopedia Britannica Company, New York, USA. pp444.

Wikipedia (2011) Danish National Archives, from Wikipedia the free Encyclopedia. Av.online at http://www.wikipedia.org/wiki/Danish _National_ Archives