مهارات الإدارة الحديثة _ أخطاء الإدارة _ Management Mess-Ups

الخطأ الأول: العجز عن فهم الدور الحقيقي للمدير .

نصائح للتغلب علي الخطأ الأول:

1- ينبغي علي المدير أن يقوم بإعلام رئيسه في العمل أن دوره الحقيقي هو تنمية وتشجيع مهارات الآخرين والعمل علي دعمهم فيما يقومون به من عمل .

2- ينبغي علي المدير أن يدرك أن الإدارة الحقيقية تعني أن يقوم المدير بتيسير مهام العمل علي غيره وأن يمكن الآخرين من القيام بواجبهم علي أكمل وجه، وأن يمنح الفرص لغيره من الموظفين للعمل علي تحقيق أهداف الشركة .

3- ينبغي علي المدير أن يعمل علي الإشاده بجهود فريقه، وأن يبحث عن سبل جديدة ومبتكرة لتكريم القائمين علي تحقيق أهداف الشركه .

4- يتعين علي المدير مراعاة عدم استغلال جهود فريق العمل لديه، وأن يقوم بدعم أعضاء هذا الفريق وتشجيعهم .

5- يتعين علي المدير أن يثق جيداً في مقدرته علي تعليم وتدريب فريق عمله وإبداء النصح والإرشاد له فضلاً عن مساندة جهوده .

6- ينبغي علي المدير ألا يدع ضغوط العمل اليوميه تبعده عن استثمار إمكانيات فريق العمل وما يمكن تحقيقه من تقدم في المستقبل .

7- ينبغي علي المدير أن يدرك أن الإدارة الحقيقة ليست في أن ينجح و يتألق وحده .

الخطأ الثاني: الفشل في الحفاظ علي تقدم الشركة وازدهارها .

نصائح للتغلب علي الخطأ الثاني:

1- ينبغي علي المدير الحفاظ علي مواصلة تقدم الشركة وحمايتها من التأثر بالتقلبات المفاجئة، والقضاء علي امور السخرية والمحاباة والحسد واللامبالاه – فكل هذا يعمل علي تثبيط الهمم وتأخر ازدهار الشركة .

2- ينبغي علي المدير أن يحدد عوامل النجاح المهمة، ويجعلها دائماً نصب أعين فريق العمل لديه .

3- ينبغي علي المدير التأكد من أن كل موظف يدرك أهداف الشركة ويعمل علي تحقيقها لتقدم الشركة .

4- علي المدير أن يكتشف من الذي يتردد في العمل علي تحقيق هذه الأهداف وأن يعرف قدر الإمكان السبب وراء ذلك، ويحاول أن يجعله يقوم بتحقيق الهدف بصورة أخري .

5- ينبغي علي المدير أن يقوم بتحديد أسلوب الإدارة الذي سيتبعه، كما يجب أن يطبقه علي الوجه الأمثل ودائماً .

الخطأ الثالث: العجز عن فهم المقومات الأساسية للقيادة الصحيحة .

نصائح للتغلب علي الخطأ الثالث :

1- ينبغي علي المدير القيام بمقابلة الأشخاص العاملين معه في القسم، وذلك لمعرفة احتياجات كل فرد فيهم علي حده وأيضاً احتياجاتهم المشتركة .

2- يجب علي المدير أن يدرك أنه إذا كانت الإدارة – التي تتمثل في القدره علي أداء العمل سواء مع الآخرين أو من خلالهم – دائمة، فينبغي أن يتم منح القيادة له كل يوم من قبل العاملين معه .

3- تشتمل القدرة علي التأثير في أن يتعلم المدير كيفية الاتصال بالآخرين والتواصل معهم، وبذلك ستصبح لديه فرصه لتكوين ما يعرف بالمصداقية الشخصية .

4- ينبغي علي المدير أن يعلم أن الأشخاص يتأثرون بقوة معتقداته وينجذبون نحوها .

5- يتعين علي المدير إدراك وتطبيق المقومات الأساسية لمفهوم التأثير، وهي: الاستماع إلي الآخرين والدفاع عن أرائهم والعمل علي جعلهم يشعرون بمدي الحاجة إليهم .

الخطأ الرابع: العجز عن تحديد ملامح شخصية المدير عند التعامل مع الموظفين .

نصائح للتغلب علي الخطأ الرابع:

1- عند وقوع المحن والأزمات، ينبغي أن تتسم شخصية المدير بالثبات. فعندما يختفي المدير في وقت الأزمات، سيفقد الموظفون الثقة في قدرته علي تولي أمورهم .

2- ينبغي علي المدير أن يعمل يومياً علي تقوية شخصيته، وأن يقرأ يومياً بنفسه قصصاً و مقتبسات من نوع الذين لديهم عزيمة قوية وشجاعة باسلة .

3- يتعين علي المدير أن يتذكر أن القياده الذكية هي أولي العلامات الدالة علي استعداده لتقديم خدماته للآخرين .

4- ينبغي علي المدير أن يقوم بالبحث عن فرص مناسبة يستطيع من خلالها توجيه الآخرين في مجال العمل .

5- يتعين علي المدير البحث عن فرص مناسبة لكي يقوم بتقديم المساعدات شخصياً إلي فريق العمل ويطبق العنصر الإنساني في الإدارة من خلال الاتصال بالآخرين .

6- يتعين علي المدير إدراك مدي أهمية كتابة ملاحظات بخط يده يوضح من خلالها اهتمامه بالعاملين معه وتقديره لهم .

الخطأ الخامس: عدم إدراك مدي أهمية الإنصات إلي الآخرين .

نصائح للتغلب علي الخطأ الخامس:

1- الإنصات مع الإدراك ( الفهم و البصيرة ) أو حضور الذهن ( نبرة صوت المتحدث وما يتبقي من الكلام غير المنطوق والتلميحات الضمنية ) .

2- ضرورة أن يكون المنصت ملاحظاً جيداً لما يقوله المتحدث .

3- ضرورة الاستعداد للإنصات، حيث يتطلب الانصات الجيد جهداً مبذولاً من جانب المنصت .

4- اظهار الاهتمام بما يقوله المتحدث .

5- ضرورة احترام المتحدث .

الخطأ السادس: العجز عن إدراك أهمية التواصل المعنوي في سير الإدارة .

نصائح للتغلب علي الخطأ السادس:

1- ينبغي علي المدير إدراك أن كل شيئ يقوم به له معني لدي الآخرين، مثل مكان جلوسه وكيفية جلوسه وطريقة تحدثه مع الآخرين والملابس التي يقوم بارتدائها لذا يجب علي المدير أن يضع تلك الأمور في الاعتبار وأن يجعلها تعبر عنه إيجابياً وليس سلبياً .

2- ينبغي علي المدير أن يحدد معني إشاراته الصامته، علي سبيل المثال يتعين عليه سؤال بعض الموظفين الذين يثق بهم عن معني تعبيراته غير اللفظية التي قد يرونها محيرة أو سلبية .

3- ينبغي علي المدير أن يتذكر جيداً أن التبسم في وجه الآخرين يشجعهم ويعمل علي زيادة معدلات إنتاجهم .

4- ينبغي علي المدير الاقتداء بالسلوك الذي يرغب أن يعمل به مع فريق العمل .

الخطأ السابع: العجز عن تجنب الأخطاء .

نصائح للتغلب علي الخطأ السابع:

1- يتعين علي المدير أن يقوم بدعوة جميع الأعضاء لمناقشة أسباب المشكلة وكيفية حلها وأن يدع كل فرد يعلم أن الغرض من الاجتماع هو إيجاد الحلول المناسبة وليس التعليق علي أخطاء الآخرين .

2- ينبغي علي المدير تجنب مناقشة الموضوعات التي تتعلق بالخلافات حتي يقوم المدير بإقامة علاقات عمل طيبة مع الجميع .

3- يجب علي المدير أن يتعامل اولاً مع المشكلات التي توجد لديه فرصة جيدة لحلها .

4- ينبغي علي المدير أن يعمل علي عقد اجتماعات منتظمة ( و لكن غير رسمية ) بين الأقسام المختلفة صباحاُ ولمدة عشر دقائق وذلك لتناول الحديث عن أهم أهداف الشركة التي ستقوم بتحقيقها اليوم .

5- ينبغي علي المدير تقديم النصيحة لمديري الأقسام الأخري بصدد أي قرار قيد البحث والذي يمكن أن يؤثر بدوره علي أقسامهم .

6- يتعين علي المدير أن يتذكر أن الأشخاص لا يحبون المفاجآت التي تختص بعملهم .

7- ينبغي علي المدير أن يقوم بتشجيع فكرة عقد اجتماعات مع الأقسام الأخري في الشركة، حيث سيقوم من خلالها أعضاء الأقسام الأخري بالحديث عن واقع مسئوليتهم. كما يجب علي المدير التأكد من أن تلك الاجتماعات سوف تشتمل علي الحديث عن استراتيجية العمل وأهدافه وكذلك وصف لطبيعة العمل الذي سيقومون به .

الخطأ الثامن: العجز عن إدراك أهمية شبكة الاتصالات في العمل .

نصائح للتغلب علي الخطأ الثامن:

1- ينبغي علي المدير أن يدرك أهمية المعلومات والحاجة إليها. ويعد نظام الاتصال Grapevine من أكثر النظم التي تعمل لفاعلية كبيرة في الشركات التي لا يتسني لرؤسائها مواظبة الاتصال بموظفيهم .

2- ينبغي علي المدير أن يتأكد من أن كل فرد يعلم مدي مسئوليته الكاملة عن تلك المعلومات التي يقوم بتحميلها علي هذا النظام .

3- يتعين علي المدير أن يتعرف علي هؤلاء الذين يقومون بنشر هذه المعلومات وينبغي أن يعلمهم بمدي مسئوليتهم عن صحة هذه المعلومات والبيانات المحملة علي هذا النظام .

4- ينبغي علي المدير أن يدرك أن المعلومات التي يتم تحميلها علي نظام الاتصال Grapevine تتعرض غالباً للتحريف من خلال بعض الموظفين الذين يعتريهم الغضب .

5- في حالة التحري عن تلك المعلومات الخاطئة، يتعين علي المدير أن يقوم بتسجيل المعلومات الصحيحة علي الفور .

6- ينبغي أن يدرك المدير الأوقات التي يكون فيها النظام في أعلي درجات كفاءته والتي غالباً ما تتواكب مع التغييرات المخطط لها، كما يجب أن يعمل هذا النظام علي توفير المزيد من الوسائل المعتمدة للاتصال ولا يحل محلها .

7- ينبغي علي المدير أن يهتم بتلك الوسائل المختلفة للاتصال والانصات جيداً لمعرفة تأثيرها .

8- يجب علي المدير الماهر ألا يستهين أبداً بقوة وتأثير نظام الاتصال Grapevine .

الخطأ التاسع: العجز عن إدراك المعني الحقيقي للتوظيف .

نصائح للتغلب علي الخطأ التاسع:

1- ينبغي علي المدير قبول حقيقة أن التوظيف صفقة تجارية، وبما أنه مدير فسيكون مسئولاً عن أن يبقي تلك الصفقة مربحة للطرفين .

2- ينبغي علي المدير بصفة دورية أن يتأكد من أن تلك الصفقة مازالت مربحة للطـرفين .

3- ينبغي علي المدير أن يقوم بتنظيم مواعيد يجتمع فيها مع الموظفين لكي يري مدي رضائهم عن الصفقة التي هم بصددها. وتعتبر الاستطلاعات المعبرة عن رضاء الموظفين في تلك الحالة بمثابة وسيلة جيدة للتأكد من مدي توازن تلك الصفقة. ولكنها ليست جيدة مثل مقابلتهم الفعلية ومعرفة آرائهم .

4- يتعين علي المدير ألا يقوم باستغلال هذه الصفقة بطريقة ما علي نحو سيئ .

5- علي المدير التأكد من أنه لن يقدم عروضاً لا يستطيع أن يقوم بتنفيذها هو أو شركته .

6- يتعين علي المدير أن يعمل علي توضيح جميع بنود الصفقة وجعلها مفهومة .

7- يتعين علي المدير البحث عن سبل لتقديم المزيد في عرض الشركة المقدم، حيث ينبغي عليه أن يتذكر أن كل شخص يرغب في الحصول علي المزيد من الطرف الآخر في تلك الصفقة، وسيسعد الموظف الماهر في عمله عندما يري صاحب العمل يقدم له المزيد في عرضه .

8- ينبغي علي المدير أن يدرك حقيقة أن الموظف سيفاضل بين العروض المقدمة له، فإذا لم يستطع المدير تعيين هذا الموظف الماهر، فعليه أن يدرك من أن هذا الموظف قد وجد عرضاً أفضل في مكان آخر .

الخطأ العاشر: عدم الإهتمام بالموظفين أو العملاء .

نصائح للتغلب علي الخطأ العاشر:

1- يجب أن يدرك المدير أن البشر جميعاً لديهم أربعة احتياجات أساسية، هي: الحاجة إلي الشعور بالراحة والحاجة إلي فهمهم والحاجة إلي أن يشعروا بالترحاب والحاجة إلي أن يشعروا بالاهتمام.

2- يجب أن يدرك المدير أنه عندما يشعر الموظفون بالأهمية، فإنهم يبذلون مجهوداً رائعاً في عملهم .

3- يجب علي المدير أن ينصت جيداً إلي موظفيه، حيث أن مهارة الإنصات من أقوي المهارات و أكثرها إقناعاً والتي يمكن أن يمارسها المدير .

4- ينبغي أن يتسم المدير باللطف عند تعامله مع الآخرين وإظهار المودة و النية الحسنة عند التحدث معهم .

5- ينبغي علي المدير أن يقوم بالتعبير عن تقديره للآخرين في أحوال كثيرة عن طريق الكتابة، حيث أن التقدير المكتوب يحمل قوة حقيقة دائمة .

6- ينبغي أن يقوم المدير باستثمار جهود موظفيه. فلا يوجد شيئ يجعلهم يشعرون بأهميتهم سوي اعتقادهم بأنهم جزءاً من النجاح الذي تحققه الشركة .

7- ينبغي علي المدير أن يقوم أيضاً باستثمار جهود عملائه. كما يتعين عليه البحث عن طرق مبدعه لكي يرسل من خلالها رسـالة تقديرية تتضمن شكراً لهؤلاء العملاء .

الخطأ الحادي عشر: العجز عن إدراك الاختلافات بين الأشخاص .

نصائح للتغلب علي الخطأ الحادي عشر:

1- ينبغي علي المدير إدراك حقيقة اختلاف أنماط البشر جميعاً .

2- يجب علي المدير إدراك أن تلك الاختبارات التي يتم إجراؤها علي الشخصية تعد أداة مفيدة لمعرفة نمط الشخصية التي سيتم التعامل معها .

3- ينبغي علي المدير أن يدرك أن هذه الاختبارات تساعد في تحديد أفضل الطرق التي يمكن من خلالها التواصل مع هذا الشخص .

4- ينبغي علي المدير الاهتمام بمعرفة نمط شخصية كل موظف يعمل لديه. و سوف يمكنه هذا الأمر ليس فقط من التواصل مع كل موظف علي حدة بالطريقة التي تناسبه، و لكن سوف يساعده أيضاً علي تطوير الفكرة العامة لما يمكن أن يقوم به لتحفيز كل واحد منهم علي حدة .

5- ينبغب أن يدرك المدير بأنه لا يوجد ما يعرف بأفضل نموذج للشخصية، حيث إن أفضل الشركات هي التي لديها أنماط مختلفة للشخصية والتي تستطيع تقديم وجهات نظر مختلفة بصدد فرص التطور والمشكلات علي حد سواء .

6- ينبغي أن يدرك المدير أنه بالرغم من أن معظمنا لديه النموذج الأساسي للشخصية والذي نظهر به دائماً، فإنه من الممكن أن ننتقل بين العديد من نماذج الشخصية الأخري .

7- ينبغي علي المدير أن يتذكر أن الاختبارات التي يتم إجراؤها علي الشخصية ليست منزهه عن الخطأ تماماً، و يجب استخدامها مقترنه بالبيانات التي لها صلة بالشخص ذاته وذلك لتكوين صورة واضحة عن الشخص المرشح للوظيفة أو الموظف الحالي .

الخطأ الثاني عشر: العجز عن إدراك أهمية الثناء والتشجيع .

نصائح للتغلب علي الخطأ الثاني عشر:

1- ينبغي علي المدير أن يتجنب الاستخدام الخاطئ للتشجيع المتمثل في استخدامه كأداة لفعل أشياء أخري. إن التشجيع الحقيقي هو التشجيع الذي ينتج عن الثقة و تقدير النفس وهذا التشجيع له دلالة معنوية وليست مادية .

2- ينبغي أن يقوم المدير بتشجيع الآخرين عندما يستحقون ذلك عند أدائهم للعمل بكفاءة. ومن خلال الاستخدام الصحيح للقدرة علي تشجيع الآخرين، يمكن أن يتجنب المدير النتائج السلبية للاستخدام الخاطئ لكلمة التشجيع .

3- يجب ألا يفقد المدير بصيرته بصدد الحاجة إلي تشجيع الآخرين. فمن السهل أن ينشغل المدير بمشكلات و صعوبات العمل اليومية عن الحاجة إلي تشجيع من يعملون معه .

4- يجب أن يدرك المدير أن عامل التشجيع أحد العوامل المهمة التي لها تأثيرها في وجود إدارة حقيقية .

5- ينبغي علي المدير أن يقوم بالبحث عن طرق مبتكرة لكـي يعبر عن تقديره للآخرين .

6- علي المدير ألا يغفل عن مدي تأثير كلمات التقدير المكتوبة بخط اليد، ففي إطار العمل المسيطر عليه التعامل بالبريد الإلكتروني، تعد الرسالة المكتوبة بخط اليد ذات تأثير قوي .

7- ينبغي علي المدير أيضاً أن يقوم أيضاً بتشجيع من هم أكبر مكانة في مجال العمل .

الخطأ الثالث عشر: العجز عن إدراك مدي القوة الكامنة في التحفيز .

نصائح للتغلب علي الخطأ الثالث عشر:

1- علي المدير أن يصحح الفكرة التي مفادها أن وجود حافز معين يمكن أن يناسب أي شخص، وعليه أن يقوم بإمهال نفسه بعض الوقت لكي يعرف الاحتياجات الخاصة بكل موظف، كما ينبغي عليه أن يبدي لهم تعليقات واقعية بصدد فرص تلبية احتياجاتهم في عملهم الحالي، كذلك يعد الصدق أيضاً من أسمي العوامل المحفزة .

2- بمجرد أن يعرف المدير احتياجات موظفيه، فعليه توفير فرص لتلبية احتياجاتهم .

3- ينبغي علي المدير أن يخبر موظفيه بأن جزءاً مهماً من مسئوليته تجاههم هو التأكد من أن الوظائف التي يشغلونها مرضية لهم شخصياً .

4- ينبغي علي المدير أن يدرك أن الحافز مرتبط بمشاعر الشخص أكثر من ارتباطه بالمنطق، ولا ينبغي عليه أن يعتمد اعتماداً كلياً علي إدراكه الحسي لكل شيئ يكون مفهوماً أو معقولاً .

5- إذا تبين للمدير أن أحد موظفيه يمكن تحفيزه بدرجة أكبر من خلال الاعتراف بجهوده وتقديرها عن إعطائه المال، فلا ينبغي للمدير أن يجعل رأيه بخصوص اختيار هذا الموظف يحول دون تحقيق الحافز .

6- ينبغي علي المدير أن يتذكر أن تلبية احتياجات الموظف لا تعد في حد ذاتها حافزاً له. فعلي سبيل المثال، إذا بدا أن هناك شيئا ما يعمل علي تحفيز الموظف، فلن يستمر هذا الشيئ في تحفيزه دائماً. لذا، علي المدير أن يرجع إلي نقطة البداية لكي يكتشف ما إذا كانت هناك احتياجات أخري جديدة لم تتم تلبيتها. و بالتأكيد، سوف تجد أن ثمة حاجة من احتياجات الموظف تحتاج إلي تلبيتها .

الخطأ الرابع عشر:عدم الاهتمام برأي الموظفين بصدد التغييرات المؤثرة علي مسئولياتهم الوظيفية .

نصائح للتغلب علي الخطأ الرابع عشر:

1- ينبغي علي المدير أن يتجنب مفاجآت القيام بأي تغيير دون وضع رأي الموظفين في الاعتبار. ولكي يتم قبول أي تغيير، فعلي المدير أن يعرضه بطريقة إيجابية وأن يجعل الموظفين يشاركون في هذا التغيير برأيهم، لأن مثل هذه الأمور غاية في الأهمية. وينبغي أن يذكر المدير مسبقاً السبب وراء هذا التغيير، ثم بعد ذلك عليه أن يبين لهم تلك التجديدات خطوة بخطوة طوال فترة التغيير. كما يتعين علي المدير أن يشرك الموظفين منذ البداية عند إجراء أي تغييرات .

2- لكي يضمن المدير الالتزام بتنفيذ التغييرات المقترحة، فعليه أن يتأكد من أن الموظفين القائمين علي تنفيذ هذه التغييرات قد شاركوا برأيهم قبل التنفيذ.

3- ينبغي علي المدير أن يجعل كل موظف يسهم إلي حد ما في عملية التنفيذ .

4- يجب علي المدير أن يقوم بتنفيذ أفكار معظم الموظفين قدر المستطاع وعليه تقديم الشرح الوافي إذا لم يستطع أن يقوم بتنفيذ بعض الأفكار .

5- ينبغي علي المدير أن يوضح لكل فرد فوائد هذه التغييرات المقترحة .

6- يتعين علي المدير إدراك أنه إذا لم تعم الفائدة من تلك التغييرات علي منفذيها، فلن يتم إنجاز سوي القليل .

7- ينبغي علي المدير أن يوضح الأسباب المقنعة من وراء تنفيذ تلك التغييرات التي قد قام بوضعها .

8- ينبغي علي المدير أن يمنح بعض السلطة إلي الموظفين للتصرف في قدر من التغييرات التي يتم تنفيذها، فمن المهم أن يشعر الموظفون بأن لديهم قدراً من التأثير فيما يخص مستقبل شركتهم .

9- ينبغي أن يكون المدير مؤيداً للتغيير، ولكن عليه التأكد من تنفيذ ما يقع علي عاتقه من مسئوليات في نجاح هذه التغييرات .

الخطأ الخامس عشر: العجز عن إدراك سبب مقاومة الموظفين للتغيير.

نصائح للتغلب علي الخطأ الخامس عشر:

1- ينبغي علي المدير أن يبين لفريق العمل كلا من المساوئ الشخصية و الجماعية المصاحبة لعدم التغيير والارتباط بالنظم القديمة .

2- يجب علي المدير أن يشجع الموظفين علي القيام بحل المشكلات بمرونة ويسر .

3- علي المدير أن يحث الموظفين علي حب المجازفة عن طريق إخضاعهم لسيناريو التغيير الافتراضي وذلك قبل تطبيق التغيير الحقيقي .

4- ينبغي علي المدير أن يقوم بمساعدة موظفيه لكي يدركو مدي تأثير التجارب السابقة علي المنظور الشخصي للواقع. وعليه أن يقوم بتشجيعهم للتغلب علي الانحياز لتلك التجارب التي تقاوم التغيير .

5- ينبغي علي المدير أن يقوم بتشجيع فريق العمل علي تطوير رؤيتهم للعالم بصورة شاملة وما يواكبه من تغييرات عصرية .

6- يجب علي المدير أن يسند إليهم مهاماً أخري غير التي تقع في دائرة اختصاصهم المعتادة وذلك لكي يشاركوا في تحمل مسئولية التغيير .

7- ينبغي علي المدير أن يقوم بتطبيق مفهوم ” المعرفة المشتركة ” وذلك بأن يطلع الجميع علي المعلومات المتاحة قدر الإمكان .

8- ينبغي علي المدير أن يعمل علي زيادة الثقة بينه وبين الموظفين وذلك من خلال زيادة فرص الإنصات إليهم خلال فترات عرض التغيير المقترح .

الخطأ السادس عشر: العجز عن إدراك تقنيات التغيير وإدارتها .

نصائح للتغلب علي الخطأ السادس عشر:

1- إن أفضل طريقة للإعداد لأي تغيير هي إدراك هذا التغيير، فعلي المدير أن يمنح نفسه بعض الوقت لدراسة جوانب هذا التغيير من ناحية نوعه ( سواء أكان هيكلياً أم دورياً ) ونمطه ومدي ارتباط هذا التغيير بمصالح الشركة .

2- تتطلب الإدارة الفعالة للتغيير وجود مديرين لديهم أفكار حول كيفية إيجاد أي تغيير آخر ومكان حدوث هذا التغيير .

3- ينبغي علي المدير أن يجعل فكرة جمع المعلومات جزءاً ثابتاً من القيام بمهام وظيفته .

4- ينبغي علي المدير أن يرشد موظفيه تجاه كيفية تقدير إمكانية التغيير وأن يجعلهم يشعرون بارتياح تجاه هذا التغيير الذي سيقومون بإجرائه والذي لا تعرف نتائجه مستقبلاً .

5- ينبغي علي المدير أن يجعل الموظفين يشاركون في تخطيط وتطوير استراتيجية التغيير التي قام بعرض فكرتها .

6- ينبغي علي المدير أن يقوم بتشجيع موظفيه علي تحمل مسئولية تحديد التغييرات الممكنة في مجال عملهم عن طريق إرشادهم تجاه المبادرة بالتغيير .

7- ينبغي علي المدير أن يدرك أنه بالرغم من أن التغيير لا يتسم بالاستقرار في بعض الأحيان فإنه سينتج عنه بالفعل تحقيق الرخاء .

8- ينبغي علي المدير أن يطبق المقولة الصينية التي مفادها أن الأزمة تحمل سمتين – إحداهما تتمثل في الخطر الناجم عن الأزمة، أما السمة الثانية فتتمثل في الفرصة لتجنب هذا الخطر ومن ثم علي المدير أن يتحدث إلي موظفيه في ضوء هاتين السمتين .

الخطأ السابع عشر: العجز عن توقع التغيير .

إن أول مرحلة في إدارة التغيير بل وأهم مرحلة هي التوقع.ولكي يعمل المديرون علي زيادة حجم الفرص الإيجابية وتقليل المخاطر، يتعين عليهم أن ينموا قدراتهم علي العمل في الحاضر وفي الوقت نفسه ينبغي عليهم أن يتطلعوا إلي أفاق المستقبل. وثمة أربعة عناصر أساسية ستساعدهم في القيام بهذه المهمة:

• الإعداد المستمر: أي التحسن المستمر .
• الرؤية المستقبلية: تتمثل في التركيز علي المستقبل، والقدرة علي العمل في الحاضر مع النظر للمستقبل .
• وجود شبكة داخل مجال العمل: تتمثل بصدد التوقع الجيد للمستقبل في العمل علي الارتباط بالأشخاص المهمين داخل العمل.
• جمع المعلومات: سواء بالقراءة أو المشاهدة أو عن طريق الإنترنت .

نصائح للتخلص من الخطأ السابع عشر:

1- ينبغي علي المدير أن يقوم بتوقع أي تغيير وأن يجعله جزءاً من عملية التخطيط التي تتبعها الشركة علي المدي القريب وكذلك علي المدي البعيد.

2- يتعين علي المدير أن يقوم بسؤال نفسه ولو مرة واحدة علي الأقل في الشهر عن الظروف التي يمكن أن تعترض مجال عمله، كما عليه أيضاً أن يسأل نفسه عن المزايا أو الفوائد التي يمكن أن تحققها هذه الظروف .

3- ينبغي علي المدير أن يعرف مقدماً الإجراءات التي يجب اتخاذها عند حدوث أي تغيير غير متوقع، وأن يتأكد المدير أن فريق العمل علي علم تام بكل شيئ .

4- ينبغي علي المدير أن يجعل التطلع للمستقبل جزءاً من أنشطته المستمرة، فلا شيئ يمكن أن يعمل علي إرباك الموظفين أكثر من رؤيتهم المدير وهو في حالة هلع من مواجهة ما لا يمكن توقعه .

5- ينبغي علي المدير أن يتقبل تلك الحقيقة التي تشير إلي أن التغيير شيئ محتوم وأنه سوف يستمر مدي الحياة، أما الشيئ الوحيد المجهول بصدد ذلك الأمر هو سرعة هذا التغيير ومدي تكراره .

6- ينبغي علي المدير أن يظل علي دراية بالأحداث والأشخاص الذين يبادرون بالتغيير. كما يجب علي المدير أن يعمل علي تنمية مهاراته في قراءة واستعراض السمات التي يجب عليه التحلي بها فيما يتعلق بالتركيز علي المستقبل .

الخطأ الثامن عشر: عجز المدير عن الاندماج مع متطلبات الشركة .

لكي يتم تقديم خدمة للعملاء علي مستوي عالٍ من الدقة تنتج عنها نتائج ملحوظة تتمثل في زيادة ثقة العملاء بالمدير، عليه أن يقوم بتحقيق عن طريق ما يلي:

• قدرة المدير علي إدارة الوقت ووضع لائحة بالأولويات التي سيقوم بها .
• قدرة المدير علي حل المشكلات علي الفور .
• قدرة المدير علي الحفاظ علي موقفه المهني الخاص عند ظهور المصاعب .
• وجود صورة قوية لأخلاقيات المدير الشخصية في مجال العمل.
• وجود رغبة قوية للتعلم .

نصائح للتخلص من الخطأ الثامن عشر:

1- ينبغي علي المدير أن يقوم بتحديد بيان المهام الوظيفية التي يريد إتمامها .

2- ينبغي علي المدير أن يكتب علي بطاقة العمل الخاص به أسباب انعزاله عن الآخرين ويقوم المدير بعد ذلك بقراءة هذه البطاقة مراراً و تكراراً حتي يكون علي دراية كاملة بهذه الأسباب .

3- ينبغي علي المدير أن يحافظ علي ما قام بتحقيقه من نجاح، وأن يبحث عن وسائل لتنمية مهارات العمل وذلك عن طريق زيادة قيمته وقدره بالتعليم واكتساب المهارات الجديدة والخبرة .

4- ليس من عدم الولاء أن يفكر المرء في نفسه أولاً، ولا يعني هذا أن القرارات التي سيتخذها ستكون منافية لأوامر رئيس الشركة. فعلي العكس تماماً، يتمثل الدافع وراء ما يقوم به المدير من تطوير لقدراته في إضافة قيمة للعمل الذي يؤديه وإرضاء رئيس الشركة والموظفين وذلك عن طريق تطوير علاقته بهم .

5- ينبغي علي المدير أن يكون مستعداً لإيجاد وسائل جديدة بصفة مستمرة للتعامل مع رئيس الشركة حيث سيكون هناك العديد من التقلبات التي ستواجه أي عمل ناجح أو متميز .

6- ينبغي علي المدير أن يقوم بسؤال نفسه دائماً ” هل ما إذا قمت بعمل التطوير اللازم من أجل تنمية العمل، سيرضي رئيس الشركة بذلك أم لا ؟ ” .

7- ينبغي علي المدير أن يدرك تماماً أنه دائماً ما يكون البقاء في العمل مشروطاً بالقيمة التي يوفرها هذا العمل .

الخطأ التاسع عشر: العجز عن إزالة المعوقات في أثناء القيام بالتعديلات اللازمة .

تري ما الذي يعمل علي إعاقة تقدم المدير في مجال عمله؟ ما العادات أو التقاليد أو المبادئ العقلية التي تتسبب في إعاقة تقدم المدير في سباق الإدارة؟

إليك قائمة ببعض العقبات التي تم تحديدها علي سبيل المثال :
1- السعي وراء الكمال .
2- عدم النظام .
3- الخوف من التغيير .
4- الخوف من تحمل المسئولية .
5- التخطيط السلبي .
6- المماطلة والتسويف .
7- افتقار المرء للسمات المميزة للشخصية .
8- عدم الاستفادة من الوقت بصورة جيدة .
9- التفكير الفردي دون الحاجة إلي مشاركة الآخرين .
10- الظلم .
11- الغيرة .
12- التحيز لفكرة دون المساهمة في تطبيقها .
13- عد وجود الأهداف الواضحة .
14- الاستياء والغضب وارتكاب أخطاء في حق الآخرين .
15- افتقار الهمة والنشاط .
16- مقاومة الأفكار الجديدة .
17- القناعة والاكتفاء بالانجاز القليل .
18- عدم توفر الامكانيات .
19- زيادة الاحساس بالتبلد .
20- فرط الشعور بالحساسية .
21- عدم الاهتمام بالتفاصيل .
22- الافراط في معرفة التفاصيل .
23- وجود العديد من التجاوزات .
24- نقص التدريب .
25- بعض العادات السلوكية السيئة .
26- عدم ترتيب الأولويات بشكل جيد .
27- افتقار القدرة علي احراز أي تقدم .
28- التفكير أحادي الجانب والأنانية .
29- النظر إلي الوراء لمعرفة مدي التقدم الذي تم احرازه .

نصائح للتغلب علي الخطأ التاسع عشر::

1- ينبغي علي المدير أن يتحلي بالإيجابية وينبغي عليه أن يقاوم الاستسلام لتلك العقبات التي تتسبب في فشله، وعليه أن يقوم باظهار تلك العقبات والاعتراف بأنها السبب وراء فشله، كما يجب عليه أن يتعلم من أخطائه السابقة – ومن أخطاء الآخرين أيضاً .

2- ينبغي علي المدير أن يقوم بتسجيل العقبات التي تعترض طريقه وذلك لكي يدرك ما قام باجتيازه من تلك العقبات وما قام بتنفيذه من التزامات وإحراز تقدم .

3- يتعين علي المدير الذي يريد التغلب علي العقبات التي تواجهه وضع خطه مع العمل علي تطبيقها، كما يجب عليه استخدام السجل الذي يدون فيه العقبات التي تعترض طريقه لكي يعمل علي تسجيل الخطوات اللازمة لتحقيق مزيد من التحسينات في مجال ما .

4- ينبغي علي المدير استخدام تلك العملية التسجيلية مع موظفيه وذلك عندما يعرض عليهم القيام بعملية تقييم الذات .

الخطأ العشرون: الفشل في إنجاز عمل فعّال وعدم الاستفادة من خبرات الآخرين .

للقيام بعمل شبكة اتصال جماعية مع زملاء العمل وذلك لأهمية وجود شبكة من العلاقات والاشتفادة من الآخرين، يمكن اتباع عدد من الخطوات التي تعمل بدورها علي زيادة فعاليتها كما يلي:

• ينبغي علي المدير العمل علي إقامة شبكة اتصال وإلا سيعاني من عواقب عدم وجودها، إن الفشل في إقامة شبكة اتصال ناجحة مع الزملاء والأصدقاء في العمل – التي ستوفر للمدير مايحتاج إليه من معلومات، يمكن أن يحول دون تحقيق الأهداف المنشودة .
• يتعين علي المدير أن يكون دائماً علي استعداد تام.فعليه معرفة مايحتاج إليه من معلومات بشكل مسبق وماهية الأشخاص المطلوبين والذين يأمل في أن يحصل منهم علي المعلومات التي يريدها .
• ينبغي علي المدير أ، يمنح نفسه بعض الوقت للاتصال لالآخرين. لذلك، يتعين عليه تخصيص جزء من وقته وذلك من أجل الاستفادة من الفرص المتاحة لمقابلة الأشخاص الذين من خلالهم سيتمكن من الحصول علي المعلومات التي يريدها بقدر الإمكان .
• ينبغي علي المدير أن يقوم بتطبيق هذا المشروع الذي يحث علي الاتصال بالآخرين. فمعظم الأشخاص يجدون أن تكوين شبكة علاقات جديدة مع أخرين يعد شيئاً غير مألوف بالنسبة لهم .
• ينبغي أن يحرص المدير علي عدم إضاعة الوقت عن طريق القيام بأشياء أخري في أثناء الاتصال بالآخرين؛ حيث يجب ألا تعترض لحظات الاتصال أي تدخلات.
• ينبغي علي المدير أن يحرص علي الاهتمام بما يقال.فلا يوجد شيئ مثبط للهمة .
• يتعين علي المدير عدم تدوين ملاحظات كثيرة عديمة الفائدة، بل يتعين عليه أن يهتم بتدوين الملاحظات المفيدة.
• ينبغي علي المدير أن يعرف الوقت المناسب الذي يستطيع فيه الحصول علي المعلومات المطلوبة وكيفية الحصول عليها مع الاستغناء عن المعلومات التي لايحتاج إليها .
• ينبغي علي المدير أن يكون ذا نفع للأشخاص الآخرين المشتركين معه في شبكة الاتصال .
• يتعين علي المدير مداومة الاتصال بالآخرين .

نصائح للتخلص من الخطأ العشرين:

1- ينبغي علي المدير القيام بعمل قائمة لشبكة الاتصال الخاصة به، علي أن تتصدر هذه القائمة أسماء الأشخاص الذين يستطيعون أن يزودوه بالمعلومات القيمة التي يحتاجها. كما يمكنه أن يقوم بإضافة حيز في تلك القائمة إلي الخبرة إذا بدت مناسبة. علاوة علي ذلك، يتعين علي المدير التعرف علي الأفراد الجدد الذين تتوفر لديهم معلومات ذات قيمة بالنسبة له. وبعد ذلك، عليه أن يحرص علي الإعداد لعقد اجتماعات معهم .

2- ينبغي أن يكون هناك هدف لدي المدير يتمثل في إضافة شخص جديد كل شهر علي الأقل إلي شبكة الاتصال الخاصه به. كذلك، ينبغي أن يجعل المدير هذا الاتصال الجديد مؤهلاً للاستخدام بطريقة نافعة، و ليس فقط مجرد اتصال عابر دون أي فائدة .

3- يجب علي المدير إقامة روابط صداقة بين أفراد هذه الشبكة وذلك عن طريق الالتقاء بالمشتركين في شبكة الاتصال لتناول وجبة الإفطار أو الغذاء معاً .

4- ينبغي علي المدير أن يتذكر أن الغرض من شبكة الاتصال ليس التطفل. لذا، عليه أن يبحث عن طرق لكي يقوم بتزويد أفراد الشبكة بالمعلومات مثلما يتلقاها منهم . ومن ثم، يستطيع المدير من خلال ذلك إرسال مقالات وملاحظات وغير ذلك إلي العديد من الاشخاص. ونادراً ما يعرض المتلقي لهذه المعلومات القيمة في المقابل عن إبداء أية نصيحة أو إعطاء أية معلومة .

5- ينبغي علي المدير الاستمرار في المحالات الخاصة بإنشاء شبكة اتصالات مع الآخرين. وفي أثناء ذلك، يمكن أن يقابل المدير العديد من الحمقي الذين لا يريدون إفادة الأخرين بأية معلومات؛ لذا، ينبغي أن يتذكر أن سلوكهم هذا ينم عن شخصياتهم وليس عن شخصيته هو. فمعظم الأشخاص دائماً ما يسعدون بإسداء النصح للغير .

6- ينبغي علي المدير أن يقوم بتقديم النموذج المثالي الذي يجب أن يحتذي به. فيتعين علي المدير أن يكون متعاوناً مع الآخرين ويقوم بمنحهم المعلومات داخل شبكة الاتصالات التي تربطهم جميعاً .

الخطأ الحادي والعشرون: العجز عن إدراك مدي تـأثير شخصية المدير علي أداء الموظفين .

نصائح للتغلب علي الخطأ الحادي والعشرون:

1- ينبغي علي المدير أن يقوم بالتحقق من كل صور التواصل غير اللفظي التي يتم التعبير عنها كتابة وخاصة رسائل البريد الإلكتروني .

2- ينبغي علي المدير أن يهتم بكل شيئ يقوم بتقديمه – سواء أكان ذلك يتمثل في مذكرات أم تقارير أم خطابات وغيرها – ليكون ممثلاً جيداً لبطاقة العمل الشخصية التي يتم وضعها علي قائمة المبيعات التي حققها المدير .

3- ينبغي علي المدير أن يدرك أهمية آداب الذوق الرفيع وأهمية استخدامه في العمل. كما يجب عليه ألا يشعر بالارتباك أو الاحراج عند إعداد ورشة عمل بصدد ذلك الموضوع عند الحاجة .

4- علي المدير أن يدرك أن مظهره الشخصي مهم للغاية، فالمظهر الحسن يحمل دائماً رسالة إيجابية تدل علي جودة المنتج .

5- نموذج شخصية المدير هو عبارة عن عدة صفات متجمعة تعمل علي تكوين هذا الانطباع .

و تتمثل هذه الصفات فيما يلي :

• الذوق الرفيع .
• المظهر العام .
• الخط وطريقة الكتابة .
• الملابس .
• النشاط والحيوية .
• التوافق مع الآخرين .
• الألفاظ التي يستخدمها في حديثه مع الآخرين .
• مهارات إقامة العلاقات مع الآخرين .

أمثلة توضح معني التواصل غير اللفظي :

• فقد أحد رؤساء العمل القدرة علي قراءة ملحوظة مكتوبة بخط يد مرؤوس لديه نظراً لسوء الخط، مما يضطر المرؤوس إلي توضيح بعض الأجزاء غير المفهومة لرئيسه في العمل .
• خطاب تمت كتابته إلي أحد العملاء وتم عمل نسخه منه إلي رئيس القسم يوجد به العديد من الأخطاء المطبعية والأخطاء النحوية .
• بحث المدير في العديد من أكوام ورق العمل المتناثر أمامه علي المكتب عن خطاب يريده رئيسه علي الفور .
• ارتداء المدير لملابس غير رسمية بدرجة تفوق ارتداء زملائه في العمل لمثل هذه الملابس .
• لا يستطيع المدير اصطحاب زملائه في العمل لتناول وجبة الغذاء في الخارج وذلك بسبب أن المقعد الخلفي لسيارته عليه أكوام من الأوراق المراد تنظيمها .

الخطأ الثاني والعشرون: عدم اهتمام المدير بنفسه .

نصائح للتغلب علي الخطأ الثاني والعشرين:

1- ينبغي علي المدير أن يدرك أن النوم – مثل رأس مال الشركة – يمثل مصدراً يجب الحفاظ عليه، وعليه أن يحافظ علي صحتة جسده وعدم الإهمال في أن يأخذ قسطاً وافراً من النوم وأن يتجنب عدم الاهتمام بصحته، الأمر الذي يمكن أن يؤدي بدوره إلي عواقب وخيمة .

2- ينبغي علي المدير أن يقوم بوضع نهج معين يسير عليه، فالدراسات تشير إلي أنه عن طريق اتباع أسلوب منتظم في النوم والاستيقاظ، فإنه يمكن للجسم زيادة فرصته لاستعادة نشاطه .

3- ينبغي علي المدير أن يمتنع عن مشاهدة نشرات الأخبار والقنوات الإخبارية قبل النوم، حيث تعمل تلك الأنشطه علي تحفيز نشاط المخ مما يصعب الأمر علي الجسم لكي ينعم بالراحة والاسترخاء.

4- ينبغي علي المدير أن يحدد يوماً لاستعادة الوضع الأصلي للجسم فيعود فيه من العمل باكراً ويخلد فيه إلي النوم باكراً .

5- ينبغي علي المدير أن يهتم بوقت القيلولة، إن النوم وقت القيلولة يمكن أن يكون بحق من أفضل الوسائل لاستعادة النشاط .

الخطأ الثالث والعشرون: العجز عن الإعداد الجيد للمستقبل .

نصائح للتخلص من الخطأ الثالث والعشرون :

1- ينبغي علي المدير أن يجعل التعلم شيئاً إلزامياً طوال فترة حياته .

2- إن مجال التعلم عن طريق الإنترنت شيئ مذهل، و لكن علينا أن نعود مرة أخري للمكتبة وندرك أهميتها من جديد .

3- ينبغي أن يقوم المدير بتطوير مخططه التعليمي الشخصي علي أن يكمله ببيان المهام التي سيقوم بها ( يحتوي المخطط علي الالتزامات الخاصة بالتعليم مدي الحياة، وزيادة قدرة المدير علي الإبداع والتجديد وحل المشكلات ) .

4- ينبغي علي المدير أن يعمل علي إيجاد زملاء جدد للتعلم، وينبغي أن يقوم هؤلاء الزملاء الجدد بمشاركته الرأي في أهدافه وأغراضه التي تحثه علي التعلم .

الخطأ الرابع والعشرون: العجز عن إيجاد نوع من الابتكار .

بعض أشهر الأعذار الواهية التي يقدمها الناس لعدم المشاركة في العملية الإبداعية:

• إنني لست مبدعاً: وهذا عذر غير مقبول فمادام الإنسان يحيا ويتنفس، فهو بالتأكيد مبدع، فالقدرة الإبداعية توجد في كل شخص منا، ويخبرنا العلم أنك إذا ضحكت علي مزحة، فإنك مبدع. فإن ذلك الجزء نفسه من أجزاء المخ الذي يفسر المزحة ويتسبب في جعلنا نضحك عليها هو الذي يقوم بالعملية الإبداعية.

• أنا آسف سوف تفشل فكرتي: يقول أديسون لقد نجحت في اكتشاف 50000 طريقة لاتفيد في صناعة البطارية القلوية.

• أنا فقط ليس لدي الوقت للإبتكار: أننا دائماً نجد الوقت للأشياء التي نقدرها ونرغب في القيام بها. وبمجرد أن تصل العملية الإبداعية إلي هذه القيمة في عقولنا، فسيوجد الوقت الكافي للإبداع.

• إن الإبداع شيئ ليس من المفترض أن أفعله: الاحتياج إلي العملية الإبداعية أبعد من مجرد طلب العميل لكل جديد وعظيم. فشركات هذا العصر تحتاج دائماً إلي الإبداع لكي تواكب التغيير والسوق المتقلبة والمتجددة دائما، إلي جانب الاستجابة لمتطلبات زيادة الإنتاجية في كل قسم من أقسام الشركات. ودون تدفق أفكار جديدة لتلبية تلك الاحتياجات، ستخسر الشركات قدرتها التنافسية .

نصائح للتغلب علي الخطأ الرابع والعشرين:

1- ينبغي علي المدير أن يشجع علي الإبداع بالاعتراف بالمجهود الإبداعي المبذول، وليس بالمحصلة.

2- ينبغي علي المدي أن يقوم بتهيئة بيئة إيجابية تولي اهتماماً كبيراً بحل المشكلات وإبداع الأفكار .

3- ينبغي علي المدير أن يٌعرّف الموظفين أنه لاتوجد أفكار سيئة، وعليه أن يقوم بالتأكيد علي مفهوم التواصل في الإبداع حيث يبني الناس علي أفكار بعضهم البعض. فبينما تكون الفكرة التي ابتكرت تحمل مزايا قليلة في البداية، يمكن أن تعمل تلك الفكرة علي إبداع فكرة أخري تحمل مزايا أكثر .

4- ينبغي علي المدير أن يقوم بتشجيع فريق العمل الخاص به علي ممارسة العملية الإبداعية، وعلي فترات ينبغي علي المدير أن يطرح علي فريق العمل مشكلات افتراضية لكي يعملوا علي حلها .

5- ينبغي علي المدير أن يقوم بتحديد المتطلبات الإبداعية لقسمه. كما يتعين عليه أن يعلم فريق العمل بأن جزءاً من التقييم السنوي لأدائهم سيعتمد علي قدرتهم علي إيجاد أفكار جديدة حول تحسين أداء العمل في القسم .

6- ينبغي علي المدير أن يسمح للموظفين التابعين له في العمل بأن يحظوا ببعض التسلية في أثناء قيامهم بالعملية الإبداعية .

الخطأ الخامس والعشرون: عدم الاقتداء بمبادئ الأخوين رايت في حل المشكلات .

نصائح للتغلب علي الخطأ الخامس والعشرون:

1- ينبغي علي المدير أن يقوم بتحديد المشكلة التي تواجهه .

2- ينبغي علي المدير أن يقوم بتقسيم المشكلة إلي أجزاء يسهل التعامل معها .

3- يجب علي المدير أن يقوم بتعريف العوامل المقيدة التي قد تعوق قدرته علي حل المشكلة .

4- ينبغي علي المدير أن يقوم بوضع قائمة بالبدائل الممكنة، فلا ينبغي أن يكتفي بأول حل يجده مناسباً للتعامل مع المشكلة! .

5- ينبغي علي المدير أن يختار بعناية من الحلول الممكنة لحل المشكلة .

مبادئ الأخوين رايت :

• الإيمان العميق بالهدف .
• وجود فكر متفتح و هدف واحد .
• إن حل المشكلات عملية متكاملة الأركان .
• التمتع بمرونة هادفة .
• وجود إصرار شديد علي الوصول للهدف .
• العمل الجماعي مهم .
• الاستعداد للقيام بمخاطرة محسوبة .
• ضرورة التعلم مدي الحياة .

الخطأ السادس والعشرون: الفشل في تعليم الموظفين أن يكافحوا من أجل أفكارهم .

في أثناء تقييمك لقسمك أو لشركتك لمعرفة إذا ماكان النقاش البناء سيكون أداة نافعة، توجد بعض الأسئلة القليلة التي ينبغي أن توضع في الاعتبار بشأن ثقافة الشركة وهي:

• هل الموضوعات التي تتصدر قائمة أجندة الأعمال معروضة للمناقشة وعامة أو أنها خاصة وغير علنية؟
• هل الهدف من هذه المناقشة هو البحث عن الأفضل أو أنها مجرد وسيلة للفوز في المناقشة؟
• هل يشعر المشاركون في تلك المناقشة بالأمان أو بعدم الأمان؟
• هل المشاركة تتميز بأنها علي مستوي عالٍ أو أنها مشوبة بالتردد والحيطة في الكلام؟
• هل المشاركون في هذه المشاركة يستمعون جيداً أو أنهم يقومون بمجرد الاستجابة؟
• هل المعلومات تتم مشاركتها أو يحتفظ بها “كسلاح استراتيجي للهجوم علي الآخرين”؟

عندما تقوم بالإجابة علي هذه الأسئلة، فستدرك بالتأكيد إذا ماكان الجدال في شركتك بناءً أم هداما.
إن الشركات المتميزة هي التي تقوم باغتنام الفرصة للقيام بأية مناقشة حرة بين الموظفين بدلاً من تقوم بتجنبها.
إن المناقشة الحرة بين الموظفين مصدر للطاقة يقوم بتزويد كل شيئ بالطاقة بدءًا من الأفكار الخاصة بالمنتجات الجديدة إلي خطوط التسويق التي ستبيع هذه الأفكار.

نصائح للتغلب علي الخطأ السادس والعشرون:

1- لكي يقوم المدير بتنفيذ فكرة للمناقشة البناءة في شركته أو قسمه، فعليه أولاً أن بقوم بالتفكير في النضج العقلي والانفعالي لموظفيه. فإذا كان هناك أي نوع من أنواع الصراع أو النزاع غير المحسوم، فعليه معالجة هذا الأمر أولاً .

2- ينبغي علي المدير أن يقوم بالتواصل مع موظفيه ويشرح لهم بوضوح معني المناقشة البناءة، مؤكداً لهم أن أفكارهم فقط هي التي ستتعرض للهجوم من الآخرين وليس هم كأشخاص .

3- ينبغي علي المدير أن يشجع موظفيه بإعطائهم موضوعات ليست معقدة في البداية للتفكير فيها .

4- ينبغي علي المدير أن يقوم بتشجيع المشاركين في المناقشة للاستماع جيداً للآراء الأخري، بصرف النظر عن مشاعرهم تجاه مناصب الآخرين أو أفكارهم .

5- ينبغي علي المدير أن يتذكر أن الهدف من المناقشة هو التوصل لأفضل النتائج وليس مجرد الفوز في مجادلة .

6- ينبغي علي المدير أن يقوم بالسماح للمشاركين في المناقشة بأن يتصافحوا معاً بعد المناقشة، فواحد من أهم المقومات الأساسية التي تعمل علي إنجاح هذا الأمر هو قدرة الموظفين علي الدفاع عن آرائهم، و لكن في الوقت نفسه يرجعوا بعد الاجتماع كفريق واحد للعمل معاً .

الخطأ السابع والعشرون: عدم وجود استراتيجية عملية لحل المشكلات .

نصائح للتغلب علي الخطأ السابع والعشرون:

1- ينبغي علي المدير أن يفكر في المشكلة التي تواجهه بنفسه، مع تأجيل القرار النهائي لحين الأخذ بعين الاعتبار كل الحلول الممكنة .

2- ينبغي علي المدير أن يقوم بتعريف المشكلة علي الوجه الصحيح فإن ( التحديد الصحيح لأبعاد أية مشكلة يكون بمثابة حل نصفها ) .

3- ينبغي علي المدير أن يكون لديه عدد من البدائل المناسبة .

4- ينبغي علي المدير أن يكون محترفاً في حل المشكلات وعليه أن يتخذ قرارات حكيمة تعمل بدورها علي ازدهار الشركة .

نموذج حل المشكلات:

• تحديد المشكلة الحقيقة وتعريفها .
• جمع كل المعلومات المتاحة عن المشكلة .
• تحليل المشكلة لتحديد الأسباب الجذرية لها .
• تحديد كل الحلول الممكنة لحل المشكلة .
• اختيار أفضل الحلول .
• تنفيذ الحل الذي تم التوصل إليه .
• تقييم النتائج .

الخطأ الثامن والعشرون: عدم القيام بمخاطرة محسوبة عند الضرورة .

نصائح للتغلب علي الخطأ الثامن والعشرون:

1- ينبغي علي المدير أن يكون مطلعاً علي كل الأحداث الخاصة بعمله. فمن خلال اطلاع المدير علي مجريات الأمور المتعلقة بعمله، يقوم بتقليل اتخاذ القرارات العشوائية و غير مدروسة .

2- ينبغي علي المدير أن يعمل علي زيادة رغبته في القيام بمخاطرة محسوبة وذلك عن طريق التعامل مع بعض التحديات البسيطة أولاً. وعلي النقيض مما هو شائع، فإن القيام بالمخاطرة في نطاق العمل مهارة مكتسبة أكثر منها صفة شخصية .

3- ينبغي علي المدير أن يتقبل الفشل علي أنه ما يسمي بالتجربة من أجل التعلم. ولاشك أن بعض المحاولات التي تبوء بالفشل أمراً حتمياً، تماماً مثل مرات النجاح القليلة النهائية .

4- ينبغي علي المدير أن يتعلم تقدير الفشل ولكن ليس المقصود من هذا أن يكون الفشل مقصده، وإنما المعني أنه عليه أن يستفيد منه وألا يكرر الأخطاء التي وقع فيها .

5- ينبغي علي المدير أن يقوم باختيار الوقت المناسب للقيام بأية مخاطرة. وإذا لم يقم المدير بذلك فسيكون في تلك الحالة مضطراً للقيام بها في توقيت خاطئ .

الخطأ التاسع والعشرون: عدم إدراك أهمية خدمة العملاء علي النحو الأمثل .

نصائح للتغلب علي الخطأ التاسع والعشرون:

1- تتطلب خدمة العميل وجود قواعد ومبادئ راسخة وأهداف محددة .

2- ينبغي أن يقوم المدير بتقييم قدراته بشكل أمين بقدر المستطاع، فخدمة العملاء النموذجية لا تستطيع أن تعد بأكثر مما تستطيع أن تقوم به، ولا تستطيع أيضاً أن تعد بأقل مما يمكن توفيره .

3- يجب علي المدير أن يقوم بالتعامل مع كل الصفقات التي تتم معه علي مستوي واحد من الخدمة، بصرف النظر عن قدر العميل أو قيمة الصفقة، و لا ينبغي أن يكون مستوي تلبية طلب العميل علي قدر مكانته .

4- ينبغي علي المدير أن يكون دائماً في محل العمل لكي يقوم بمتابعة عملائه وزملائه في العمل في أي وقت؛ فعدم وجوده في محل العمل سيحمل معني غير محمود لدي العملاء وهو عدم الاهتمام بتلبية حاجاتهم .

5- ينبغي علي المدير أن يقوم بتقديم خدمة متميزة لعملائه، فعليه أن يجعل شهرته في التعامل مع العملاء واضحة للجميع ممن سيتعامل معهم .

6- يجب علي المدير ألا يعمل علي مضايقة العملاء أو مساومتهم في الأسعار وزيادتها عليهم .

7- يتعين علي المدير أن يعمل علي جعل خدمته للعملاء متميزة بصبره في التعامل ولطفه وذوقه وإخلاصه في العمل، بالإضافة إلي إنصافه لهم ومساعدته إياهم .

الخطأ الثلاثون: عدم ارشاد الموظفين إلي أن السياسات العامة للشركة مجرد خطوط ارشادية وليست قواعد صارمة .

نصائح للتغلب علي الخطأ الثلاثون:

1- ينبغي علي المدير أن يقوم بمنح موظفيه بعض الصلاحيات بدلاً من إبداء بعض الشعارات وعدم القيام بتنفيذها.

2- ينبغي علي المدير أن يقوم بمنح موظفيه درجة من السلطة وذلك لكي تكون لديهم القدرة علي تلبية احتياجات العملاء وتوقعاتهم بالنسبة للخدمة .

3- ينبغي علي المدير أن يسمح بوجود فترة من التدريب علي كيفية استخدام تلك الصلاحيات بطريقة مفيدة .

4- علي المدير أن يقوم بتعريفهم بقيم الشركة وأهدافها ومهمتها وغرضها. وهذا سيوفر لهم إطار عمل يمكنهم من خلاله اتخاذ القرارات المناسبة .

5- علي المدير أن يقوم بتعريف كامل لتوقعات الشركة من ناحية كيفية العمل علي تلبية احتياجات العملاء حتي يتفهم فريق العمل أبعاد تلبية احتياجاتهم .

6- ينبغي علي المدير أن يقوم بمنح موظفيه قدر من الحرية في كيفية تطبيق سياسات الشركة، ولكن علي أساس يعتمد علي القرار الحكيم وإدراكهم لمدي تأثير القرار الذي سيقومون باتخاذه علي إرضاء العميل .

7- يجب علي المدير أن يعلم فريق العمل بأنه يثق في قرارهم، ولكن عليهم أن يعلموا أيضاً أنهم مسئولون عن نتيجة القرار الذي سيقومون باتخاذه .

8- ينبغي علي المدير أن يقوم بتوظيف الأشخاص الجيدين وأن يقوم بتدريبهم جيداً، ثم بعد ذلك يتعين عليه أن يتعلم أن يثق بالقرار الذي سيقومون باتخاذه .

9- ينبغي علي المدير أن يقوم بإعادة النظر في أي سياسة أو إجراء يمكن أن يقوم بدوره بتثبيط همة الأشخاص الذين يتعاملون مباشرة مع العملاء .

الخطأ الحادي والثلاثون: عدم الاستماع للعملاء بصفة دورية .

نصائح للتغلب علي الخطأ الحادي والثلاثون:

1- ينبغي علي المدير أن يقوم بالاستماع إلي مقترحات العملاء الخاصة بالشركة بشكل منتظم. وينبغي أن تحظي هذه الفكرة بجزء من اهتمام المدير تماماً مثل اهتمامه بتحصيل فاتورة الطلبات من العملاء .

2- ينبغي علي المدير ألا يعتمد علي استطلاعات الرأي وحدها سواء أكانت شفوية أم كتابية .

3- ينبغي علي المدير أن يعقد اجتماعاً غير رسمي وموجزاً، ولو علي الأقل مرة في الأسبوع مع فريق العمل الخاص به، ويعمل علي أن يكتشف من خلاله الأفكار التي تدور برءوسهم والتي يرغبون في تنفيذها داخل مجال عملهم .

4- إذا قام المدير باستخدام استطلاعات الرأي كوسيلة للاتصال بالعملاء، فعليه أن يعلن عن نتائجها .

الخطأ الثاني والثلاثون: عدم إدراك أهمية عامل السرعة في انجاز العمل .

فيما يلي عدة أسئلة لتحديد معدل سرعة استجابة أية شركة لمتغيرات السوق الموجودة بها:

• هل تقوم الشركة بتحديد بعض التحديات التي تعتمد في تطبيقها علي عنصر الوقت؟ وهل يطلع مدير الشركة بصفة دورية علي أعمال الشركة وذلك لتحديد النواحي التي تم تحسينها والنواحي التي تم تجاهلها في العمل بسبب درجة استجابته السريعة ورد فعله في أمور العمل؟ وإذا أمكن قياس كل ذلك عن طريق السرعة في الأداء، فعليه أن يأخذ بعين الاعتبار القيود والعقبات علي أنها عقبات ثانوية ومؤقته.

• هل يتفهم الموظفون ويقدرون الحاجة الملحة لعنصر السرعة؟ هل يدرك فريق العمل المزايا التي يمكن الحصول عليها من خلال الاستجابة السريعة لاحتياجات السوق قبل المتنافسين؟ فمن الضرور أن يطلع المدير الموظفين علي ديناميكيات سوق العمل، وعلي السبب الذي يجعل مدي سرعتهم في العمل ضرورياً لتحقيق النجاح.

• هل تقوم الشركة بتشجيع فريق العمل علي إعلام غلإدارة بالعقبات التي يمكن أن تواجههم إزاء الاستجابة السريعة لمتطلبات السوق؟ وهل يسعر الموظفون بالحرية التامة والانفتاحية وذلك لمناقشة أي شيئ يعمل علي إعاقة التقدم، بما في ذلك الإدارة؟ لهذا، ينبغي علي المدير أن يقوم بمقابلة الموظفين لمناقشة احتياجاتهم وذلك للعمل علي الاستجابة السريعة لطلبات العملاء التي هي من أحد المقومات الأساسية للنجاح في سوق التجارة.

• هل لدي الموظفون في الشركة السلطة الكافية للاستجابة لمطالب العملاء؟

• هل يشعر الموظفون بأنهم مكبلون بعمليات روتينية مرهقة عند اتخاذ القرار بالشركة؟ فإذا كان الأمر كذلك فليست هناك أي طريقة يمكن للشركة أن تقوم من خلالها بالحفاظ علي تميزها في الاستجابة لعملائها.

• هل يدرك الموظفون بالشركة عواقب التباطؤ؟ هل يعلمون بخطورة التراخي في العمل؟ لهذا، ينبغي علي المدير أن يقوم بشيئ مهم وهو أن يقوم بتوضيح عواقب التراخي و التباطؤ في العمل.

نصائح للتغلب علي الخطأ الثاني والثلاثون:

1- ينبغي علي المدير أن يتأكد أن كل شخص من العاملين بالشركة يتفهم دوره في العمل علي زيادة قدرة الشركة علي الاستجابة السريعة لطلبات العملاء .

2- ينبغي علي المدير أن يقوم بتقديم رؤية واضحة حول متطلبات سوق العمل لهؤلاء الموظفين الذين لديهم قدرة علي بذل كل طاقاتهم في العمل للوصول إلي درجة عالية من الكفاءة والسرعة والمرونة .

3- ينبغي علي المدير أن يتأكد من أن كل شخص يدرك تماماً أن العمل علي إنجاز الأشياء بسرعة لا يعني أن نقوم بإهمال مستويات أخري في العمل مثل الجودة أو الدقة .

4- ينبغي علي المدير أن يقوم بوضع مجموعة من الأنظمة التي تعمل بدورها علي مساعدة الموظفين لكي يستجيبوا بسرعة وبدقة لمتطلبات العمل .

5- ينبغي علي المدير أن يقوم بتعديل السياسات والإجراءات التي تعمل بدورها علي عرقلة التوصل إلي الاستجابة السريعة لمتطلبات السوق .

6- ينبغي علي المدير أن يقوم بالتحدي للافتراضات التي تعتمد علي الوقت، فلا ينبغي عليه أن يقوم بتحديد مدي معين للسرعة التي تتم بها الاستجابة للعميل .

الخطأ الثالث والثلاثون: عدم إدراك انعدام الفائدة من إلقاء اللوم علي الآخرين .

الآثار السلبية لإلقاء اللوم علي الآخرين:-

• إن إلقاء اللوم علي الآخرين لا يقوم أبداً بإثبات شيئ ما وإنما يقوم بنقد الآخرين و الهجوم عليهم .
• إن إلقاء اللوم علي الآخرين لا يعمل أبداً علي استعادة أي شيئ، بل يسبب خسارة أكبر .
• إن إلقاء اللوم علي الآخرين لا يقوم بحل المشكلة وإنما يقوم بتعقيدها أكثر .
• إن إلقاء اللوم علي الآخرين لا يقوم أبداً بتوحيد الكلمة وإنما يعمل علي تفرقتها .
• إن إلقاء اللوم علي الآخرين لا يؤدي أبداً إلي سعادة الآخرين وإنما إلي حزنهم .
• إن إلقاء اللوم علي الآخرين لا يؤدي إلي العفو وإنما يؤدي إلي العناد والرفض .
• إن إلقاء اللوم علي الآخرين لا يقوم أبداً ببناء مستقبل الشركة وإنما يعمل علي تدهورها أكثر فأكثر .

نصائح للتغلب علي الخطأ الثالث والثلاثين:

1- ينبغي علي المدير أن يقوم بوضع إطار للتعامل مع أية حالات فشل تحدث داخل القسم .

2- ينبغي علي المدير أن يعلم الموظفين باستمرار أنه يجد أن طريقة إلقاء اللوم علي الآخرين طريقة غير مثمرة علي الإطلاق وأنها تأتي نتيجة عكسية .

3- ينبغي علي المدير أن يعلم فريق العمل أن الفشل ليس نهاية العالم .

4- ينبغي علي المدير أن يعلم فريق العمل أنه ملتزم تجاههم باكتشاف جميع الوسائل الممكنة للتغلب علي الفشل .

5- ينبغي علي المدير أن يضع قواعد أساسية تتسني من خلالها معرفة نوع المجازفات التي يمكن القيام بها، وأن يخبرهم بأن كلاً من الأفكار والحلول الجيدة غير الناجحة لا تتم معاقبة المرء عليها أو نقده بأية حال من الأحوال، ولكن بدلاً من ذلك سيتم التعامل معها كخبرات قيمة يتم التعلم منها .

6- يتعين علي المدير أن يدرك أن البحث عن أخطاء الآخرين وإلقاء اللوم عليهم لما قاموا بارتكابه من خطأ يكون في معظم الأحيان تصرفاً متهوراً للقيام به في العمل والحياة. فإن كلاً من النجاح والسعادة الحقيقيين في الحياة لن يمكن الحصول عليهما أو تحقيقهما دون القضاء علي هذا السلوك غير المثمرعلي الإطلاق وهو إلقاء اللوم علي الآخرين .

7- ينبغي علي المدير أن يمنح فريق العمل التابع له كلاً من الشجاعة والمعلومات الكافية حتي يستطيعون معرفة المتوقع منهم بالضبط، وبهذا سوف يؤمنون بقدرة مديرهم علي قيادة الموقف والتصرف في الأمور، وسوف تزداد لديهم ثقتهم بأنفسهم بدرجة كافية للقيام بتلك الأشياء المتوقعة منهم .

8- ينبغي علي المدير أن يعترف بأن هؤلاء الموظفين الذين قاموا بمخاطرة محسوبة لكنها باءت بالفشل، هم بالفعل أبطال. وأن ينظر لتلك المحاولات التي باءت بالفشل علي أنها فرص للتعلم .

الخطأ الرابع والثلاثون: عدم إدراك العلاقة بين التحكم واحترام الذات والقدرة علي الإنتاج .

نصائح للتغلب علي الخطأ الرابع والثلاثين:

1- ينبغي علي المدير ألا يملي علي الموظفين ما يقومون بفعله. وعليه أن يكتفي فقط بتوضيح الناتج الذي يرغب في الوصول إليه، وبعد ذلك عليه أيضاً أن يمنحهم بعض الحرية في اتخاذ القرارات التي تتعلق باختيار أفضل الوسائل لتحقيق الهدف المنشود. وينبغي علي المدير أن يجعلهم يشعرون بأنهم لهم القدرة علي التحكم في مجريات الأمور عندما يقومون بالفعل بالإنجازات المطلوبة .

2- ينبغي علي المدير أن يقوم بتعليم موظفيه كيفية الإدارة الفعالة للوقت. و ذلك حيث يعد عدم استغلال الوقت بالشكل الجيد أحد الأسباب الأساسية لفقد السيطرة والتحكم في أحداث الحياة ويعمل هذا بدوره علي التقليل من احترام الذات .

3- ينبغي علي المدير أن يقوم بتفويض بعض الأمور المهمة إلي الموظفين. ونتيجة لهذا، سوف يشعر الموظفين بالحماس حيث إن صدور فعل كهذا من المدير يدفعهم إلي النشاط وذلك نتيجة لثقة المدير الكاملة في موظفيه بأنهم قادرون علي انجاز ما أسنده إليهم من أعمال. علاوة علي ذلك، سيشعرون بأن تحكمهم في مجريات الأمور وتفويضهم بعض السلطة كان السبب في تحقيق النتائج .

4- ينبغي علي المدير أن يحث الموظفين علي العمل بنشاط وذلك عن طريق تقديرهم والثناء عليهم! فلا يوجد شيئ يمكن أن يولد لديهم الشعور باحترام الذات وتوقيرها سوي المديح والتقدير علي ما قاموا به من أعمال جيدة .

5- ينبغي علي المدير أن يبحث عن وسائل متميزة ومبتكرة يمكن من خلالها أن يشيد بالجهود المضنية التي قام بها الموظفون .

6- ينبغي علي المدير أن يمنح فرصاً للتدريب وتطوير الذات للموظفين. فيعد التدريب وسيلة قوية وفعالة تبعث رسالة للموظفين، مفادها أن الموظفين مهمون للغاية وأنهم جزء من المستقبل الباهر للشركة. إن التدريب وسيلة للتعلم الذي بدوره علي زيادة المعرفة التي تعمل أيضاً بدورها علي تنمية شعور لدي الموظفين وهو احترام الذات والتمتع بتحكم وسيطرة أكبر في مجريات الأحداث في حياتهم وأعمالهم .

الخطأ الخامس والثلاثون: العجز عن إدراك أن العامل الجوهري لتحقيق النجاح ليس فقط الموهبة أو طريقة العمل، وإنما الرغبة في تحقيقه وبذل الجهد .

نصائح للتغلب علي الخطأ الخامس والثلاثين:

1- ينبغي علي المدير أن يشجع الموظفين علي بذل كل جهدهم لإنجاز العمل علي أكمل وجه، وذلك بغض النظر عن النتيجة التي يتم الوصول إليها .

2- ينبغي علي المدير أن يعترف بالجهود التي يتم بذلها من قبل الموظفين ويقوم بتقدير هذه الجهود. وبغض النظر عن النتائج التي تم الحصول عليها، ينبغي علي المدير أن يقوم بمكافأة هؤلاء الذين يقومون ببذل أقصي مجهود لديهم لتحقيق النجاح في العمل. وينبغي عليه أن يقوم بتعليم الموظفين أن الجهد وحده هو الذي يحقق الاحترام للفرد والمجموعة .

3- يجب علي المدير أن يناقش مع الموظفين قيمة العمل الجاد والرضاء عند إنجاز العمل ببراعة. ربما تكون هذه طريقة تقليدية بالنسبة للبعض، لكن الحديث مع مجموعة العمل عن قيمة الجهد الذي يتم بذله هو وقت غير ضائع .

4- يتعين علي المدير أن يقوم بصرف المكافآت علي وجه السرعة للموظفين وذلك عندما يبذلون جهوداً مضنية لإنجاز مهمة ما .

5- يجب علي المدير أن يقص بعض قصص النجاح علي موظفيه والتي تؤكد بشدة علي قيمة الجهد الذي يتم بذله في إنجاز العمل بصرف النظر عن النتيجة النهائية لهذا الجهد .

الخطأ السادس والثلاثون: عدم الاحتفال بما تم تحقيقه من انجازات .

نصائح للتغلب علي الخطأ السادس والثلاثين:

1- ينبغي علي المدير أن يقوم بعمل احتفال وذلك تقديراً منه للجهود التي يتم بذلها. وتعني الاحتفالات في مفهومها الضمني كيفية وصف المدير لموظفيه ماهية الأشياء المهمة و التي عليها يقومون بالاحتفال. وينبغي علي المدير أن يلتقي بموظفيه في القسم لكي يعرف منهم الأشياء التي تستحق التقدير والمكافأة عليها من وجهة نظرهم .

2- ينبغي علي المدير أن يجعل الاحتفالات ذات طابع تلقائي! فعنصر المفاجأة شيئ جميل بالنسبة لكل منا. و ينبغي علي المدير أن يقوم بالبحث عن الأشياء المهمة التي يمكن الإغفال عنها وتقديرها و الاحتفال بها .

3- ينبغي علي المدير أن يجعل الاحتفال له معني كبير لدي الموظفين. فينبغي عليه أن يحدد أهدافاً معينة تتطلب مزيداً من الجهد لكي يتم تحقيقها، ثم بعد ذلك علي المدير أن يقوم بالاحتفال عند تحقيق هذه الأهداف .

4- ينبغي علي المدير أن يكون مبتكراً في كيفية الاحتفال. فيتعين عليه أن يقوم بتقديم مكافأة لا يمكن أن يتوقعها للموظف الذي قام بهذا الإنجاز .

5- ينبغي علي المدير أن يستثمر هذا الاحتفال بصورة إيجابية في زيادة الحماس لدي الموظفين .

الخطأ السابع والثلاثون: عدم إدراك وجـود صراع وتنافس داخل الشركة .

نصائح للتغلب علي الخطأ السابع والثلاثين:

1- ينبغي علي المدير أن يبقي علي علم بكل ما يجري في الشركة من الداخل وذلك عن طريق معرفة الأمور التي يتم تداولها، فإن المدير الماهر هو الذي يحتاج لمعرفة ما يدور بخواطر الموظفين حتي وإن كانت تلك المعرفة سيحصل عليها من خلال الاستماع لإشاعة .

2- ينبغي علي المدير أن يعمل علي تكوين شبكة علاقات داخلية، وتكون هذه الشبكة ضرورية لجعل المدير مطلعاً علي كل شيئ و للعمل علي إقامة علاقات مع أقسام أخري بالشركة، وتعمل هذه الشبكات بنجاح عندما تكون هناك مصالح متبادلة بينها .

3- ينبغي علي المدير أن يبدو دائماً كأفضل مرشح لارتقاء أي منصـب إداري .

4- ينبغي علي المدير أن يمنح نفسه بعض الوقت لكي يتعرف علي الاهتمامات والاحتياجات الخاصة بهؤلاء الموظفين الذين يرغب في الاتصال بهم، وينبغي علي المدير أن يعرف المزيد عنهم شخصياً بقدر المستطاع دون التدخل في خصوصياتهم, كما يتعين عليه أن يعرف آمالهم وطموحهم أيضاً، وأن يبحث عن سبل لدعمهم .

5- ينبغي علي المدير أن يعلم الجميع بشكل مستمر بما يقوم به من إنجازات فهذه من العوامل الأساسية لارتقاء السلم الإداري والوصول لأعلي المناصب .

الخطأ الثامن والثلاثون: الاحتفاظ بالموظفين متوسطي الأداء .

أسباب عدم التخلص من الموظفين متوسطي الأداء:

• وجود مشكلات كثيرة بالشركة ومن ثم يتحجج المديرون بأن عدم التعامل مع الموظفين متوسطي المستوي مشكلة يمكن تأجيلها، وأن وجود موظف متوسط المستوي أفضل من لاشيئ. وهذا يعد هروباً من مشكلة شديدة التأثير السلبي علي الآخرين .
• تكلفة تعيين موظفين جدد .
• الأقدمية وصعوبة التخلص منهم .
• صعوبة المواجهة .
• الخوف من الملاحقة القانونية .
• الولاء .
• ثقافة الشركة .
• ضرورة إنهاء الخدمة يوماً ما .
• وجود موظفين آخرين يمكنهم تعويض الأداء .
• التجديد لمن تجاوز السن لأسباب المجاملة والمحسوبية .

نصائح للتغلب علي الخطأ الثامن والثلاثين :

1- ينبغي علي المدير أن يقوم بالمهام المطلوبة منه، فينبغي عليه أن يقوم بسؤال نفسه هذا السؤال: ” هل كان هناك وقت كان فيه هذا الموظف يقوم بأداء عمله بشكل جيد ” وإذا كانت الإجابة علي هذا السؤال بنعم، فعلي المدير أن يقوم بمعرفة سبب التغيير الذي طرأ علي هذا الموظف وأدي إلي ذلك، فيمكن أن يكون هناك عدد من الأسباب التي أدت إلي تدهور أداء هذا الموظف، وينبغي علي المدير أن يتأكد من أن المشكلة لا تكمن في ضعف الإشراف عليه أو نقص الموارد التي تساعده في القيام بمهامه الوظيفية .

2- ينبغي علي المدير أن يتمتع بنوع من الصراحة في الحديث مع الموظف متوسط الأداء، فيمكن أن تكون هذه الصراحة نوعاً من التأكيد علي كفاءة الموظف من خلال الاجتماع به والتساؤل عما أدي إلي انخفاض مستواه في العمل .

3- يجب علي المدير أن يصارح هذا النوع من الموظفين بحقيقة شعوره هو والآخرين بشأن ضعف أدائهم للقيام بالعمل المطلوب، فعلي الرغم من أن المدير ليس من حقه العبث في صورة الموظف أمام ذاته، فإنه لديه الحق في التعبير عن شعوره تجاه موقف سلبي معين .

4- ينبغي علي المدير أن يقوم بوضع خطة لتحسين مستوي الأداء، وعند تقييم مستوي أداء الموظف ذي الأداء المتوسط، من المهم أن يقوم المدير كتابياً بإعلام الموظف بوجود خطوات عملية يجب عليه القيام به لتحسين أدائه .

5- ينبغي علي المدير أن يضع أهدافاً محددة يمكن قياسها، مع وجود التوجيه لكيفية تنفيذها .

6- ينبغي علي المدير أن تكون لديه الشجاعة الكافية لاتخاذ القرار الصعب باستبعاد احد الموظفين إذا دعته الضرورة لذلك .

الخطأ التاسع والثلاثون: عدم إدراك دور المدير في تحقيق النمو .

نصائح للتغلب علي الخطأ التاسع والثلاثين:

1- ينبغي علي المدير أن يقوم بالاهتمام بدرجة كبيرة بالعملاء، كما يتعين عليه أن يقوم بالتواصل مع العملاء بصفة دورية وذلك لكي يستطيع معرفة احتياجاتهم أولاً بأول .

2- ينبغي علي المدير أن يقوم بالحفاظ علي العملاء الحاليين، ويتعين عليه أن يقوم بالبحث عن طرق جديدة لكي يضيف قيمة جديدة إلي عملائه الحاليين للاحتفاظ بولائهم له .

3- ينبغي أن يجعل المدير كل فرد في الشركة مسئولاً عن العمل الذي يقوم به، فعليه أن يتحدث مع فريق العمل التابع له بخصوص النتائج ( النمو ) التي يحققها، وليس المهام ( الواجبات التي عليهم أداؤها ) .

4- ينبغي علي المدير أن يتأكد من أن فريق العمل التابع له يفهم جيداً مدي التأثير المباشر للأداء الذي يقومون به علي النتائج التي تحققها الشركة ومكانتها .

5- يتعين علي المدير أن يقوم بتشجيع المبدعين والمبتكرين ويعمل علي مكافأتهم .

6- ينبغي علي المدير أن يقوم باكتشاف العقبات التي تعترض طريق نجاح الشركة، كما يتعين عليه أن يقوم بفحص روتيني لكي يستطيع تحديد العقبات – سواء أكانت داخلية أم خارجية – التي تقوم بدورها بعرقلة تحقيق النمو الاقتصادي .

7- ينبغي علي المدير أن يقوم بالتركيز علي الهدف الرئيسي لأية شركة وهو اكتساب ثقة العملاء والحفاظ عليهم لكي يحرصوا علي التعامل دائماً معها.

سمات المدير المتميز :

• ينبغي أن يكون لدي المدير القدرة علي حل المشكلات .
• ينبغي علي المدير أن يكون مستمعاً جيداً .
• يجب علي المدير أن يقوم بالتواصل مع العملاء .
• ينبغي علي المدير أن تكون لديه روح المنافسة والقدرة علي تشجيع الابتكار .
• ينبغي علي المدير أن تكون لديه القدرة علي التعليم المستمر .
• ينبغي علي المدير أن يتميز بالسرعة والمرونة في الأداء .

الخطأ الأربعون: العجز عن إدراك أهمية عملية تقييم أداء الموظفين .

نصائح للتغلب علي الخطأ الأربعون:

1- ينبغي علي المدير أن يقوم بتقدير عملية تقييم أداء الموظفين، كما ينبغي عليه أن يدرك أن الوقت الذي يقوم بقضائه في تقييم مستوي أداء الموظفين مهم ومثمر للغاية – فهو الوقت الذي يقوم فيه المدير بالاجتماع مع الموظفين علي انفراد دون وجود أي نوع من المقاطعة، ومن خلال هذه العملية، يقوم المدير بإبلاغ الموظفين الذين يعملون معه بأنه يقدر هذه العملية وسيقوم ببذل أقصي ما لديه من جهد لتنفيذ هذه العملية .

2- ينبغي علي المدير أن يتأكد من أنه وموظفيه علي معرفة تامة ببنود النموذج الموضوع للتقييم، كما يتعين عليه أن يقوم بإخبار الموظفين بأنه يوجد لديهم فرصة سانحة للمشاركة بآرائهم والتعبيرعن مشاعرهم.

3- ينبغي علي المدير أن ينقد الأداء السيئ في العمل عندما يكون النقد ضرورياً، وأن المدير واضحاً ومحدداً، إضافة إلي ذلك يجب علي المدير أن يكون لديه روح التعاطف والفهم مع الموظفي، لكن ينبغي عليه أيضاً في الوقت نفسه أن يكون حازماً .

4- ينبغي علي المدير أن يكون مدركاً لاحتياجات موظفيه وتوقعاتهم لمساعدتهم علي السير قدماً تجاه النجاح .

الخطأ الحادي والأربعون: اتباع أسلوب الإدارة المصغرة .

إن مفهوم الإدارة المصغرة وهي عملية التحكم في كل التفاصيل والقيام باتخاذ جميع القرارات المطلوبة للعمل علي تسيير العمل في شركة أو قسم، في اتجاه معاكس مع نموذج الإدارة المقبول والمستخدم اليوم: وهو العمل علي مشاركة الجميع في عملية صنع القرار، وبدلاً من مشاركة الموظفين في تلك العملية، تجبر الإدارة المصغرة الموظفين علي عدم العمل والانتظار لحين صدور قرار من قبل رئيس الشركة للعمل به. وفيما يلي بعض السلبيات التي تتصل بهذا النوع من الإدارة:

• تعمل هذه الإدارة علي تعريض كفاءة القسم و معدلات إنتاجه للخطر .
• تعمل هذه الإدارة علي سلب حرية تصرف الموظفين وقدرتهم علي اتخاذ القرار المناسب في العمل .
• تعمل هذه الإدارة علي تقليل معدل استجابة الشركة لاحتياجات العملاء ومستوي الخدمة .
• تعمل هذه الإدارة علي وجود بيئة عمل يسودها عدم الثقة والأمان .
• تعمل هذه الإدارة علي عدم تقدير الموظفين لذاتهم وعدم رضاهم عن الوظيفة التي يقومون بها .
• تعمل هذه الإدارة علي المساهمة في وجود ما يعرف باسم ثقافة الخوف .

نصائح للتغلب علي الخطأ الحادي والأربعين:

1- ينبغي علي المدير أن يقوم بتشجيع الموظفين علي تحمل المسئوليات التي تقع علي عاتقهم .

2- ينبغي علي المدير أن يقوم بمكافأة الموظفين عند اتخاذ أي قرار يعمل علي تحقيق أهداف الشركة ومقاصدها .

3- ينبغي علي المدير أن يقوم بتزويد موظفيه بالمصادر التي يحتاجونها للقيام بمهامهم الوظيفية، ثم بعد ذلك يحملهم مسئولية النتائج التي يتوصلوا إليها، وتشتمل هذه المصادر علي الوقت والمال والتدريب وسهولة الوصول إلي المديرين المهمين في الشركة لطلب مزيد من المعلومات، فإن إحدي الوسائل التي تجعل مديري الإدارة المصغرة يقومون بالسيطرة علي كل شيئ هي القيام بالتحكم في هذه المصادر .

4- ينبغي علي المدير أن يقوم بإنشاء جسور من الثقة بينه وبين الموظفين و أن يقوم بتشجيعهم علي القيام باتخاذ القرار في جوانب العمل الخاص بمجالهم .

5- ينبغي علي المدير أن يقوم بإتاحة بيئة عمل تسمح بتفويض السلطات للآخرين ومنحهم قدراً من حرية التصرف للقيام باتخاذ القرارات المناسبة .

6- ينبغي علي المدير أن يقوم بمنح الموظفين المعلومات والتدريب المطلوب للقيام باتخاذ القرارات الجيدة والحازمة .

7- يتعين علي المدير أن يقاوم الرغبة في متابعة كل تفاصيل الخطوات التي يقوم الموظفون باتخاذها للقيام بالعمل المطلوب منهم .

8- ينبغي علي المدير أن يعطي جزءاً من وقته للموظفين، ولكن بحدود .

الخطأ الثاني والأربعون: عدم قيام المدير بدوره في إيجاد روح من المرح بالعمل .

النتائج المترتبه علي وجود روح الدعابة والمرح في العمل:

• تقليل الضغوط .
• عدم استثارة الغضب .
• تقليل مقاومة التغيير .
• العمل علي تشجيع روح الإبداع في العمل .
• العمل علي رفع الروح المعنوية للموظفين .
• العمل علي ظهور آثار إيجابية لتلك الخطوة .
• تقليل النفقات الطبية ونفقات التغيب عن العمل .
• زيادة القدرة علي قبول الأفكار الجديدة .
• الحفاظ علي معدل دوران العمالة عند أدني حد له .

نصائح للتغلب علي الخطأ الثاني والأربعين:

1- ينبغي علي المدير أن يتقبل أن عليه إيجاد عامل الدعابة والمرح في العمل. إن وجود روح المرح والدعابة في العمل ليس أمراً يتمثل في حدث يقع مرة أو مرتين في العام فينبغي أن تكون روح الدعابة جزءاً أساسياً ومستمراً في بيئة العمل المحيطة .

2- ينبغي علي المدير أن يستحدم روح الدعابة لكي يعمل علي إزالة الضغط الذي يتولد من جراء العمل .

3- ينبغي علي المدير أن يهتم بالمواهب الموجودة لدي الموظفين، فينبغي علي المدير أن يقوم باكتشاف هذه المواهب ومعرفة الكيفية التي يمكن من خلالها استغلال هذه المواهب خارج مجال العمل والعمل علي تشجيعهم لمشاركة هذه المواهب مع زملائهم .

4- ينبغي علي المدير أن يسمح بقدر من المرح في مكتبه، وأن يقوم أيضاً بتشجيع الموظفين علي أن يقوموا بإحضار صور الشخصيات الكرتونية التي يفضلونها، ثم يعلقونها في المكتب. وعلي المدير أن يقوم بتجميع هذه الصور ويصوت من أجل أفضل صورة في نهاية الأسبوع. ويحتفظ بقائمة بالفائزين في كل أسبوع، ويقوم بعد ذلك بالتصويت علي أفضل صورة في الشهر. وينبغي عليه أن يقوم باختيار جائزة مرحة لكي يتم تسليمها إلي الفائز .

5- ينبغي علي المدير أن يكون قدوة لموظفيه بالنسبة إلي روح الدعابة والمرح وأن يجعل الموظفين يشعرون بأنه يشجع وجود نوع من المرح والدعابة في العمل .

الخطأ الثالث والأربعون: العجز عن إدراك أهمية تدريب الموظفين .

مزايا التدريب:

• يعمل التدريب علي المساعدة في التحكم في تأثيرات التغيير .
• يساعد التدريب علي تحسين معدلات الإنتاج وزيادة الكفاءة .
• يساعد التدريب علي تطوير المهارات المطلوبة للمنافسة في سوق العمل .
• يساعد التدريب علي حماية الأصول الأساسية للشركة ( وهي الموظفون ) والإبقاء عليها .
• يساعد التدريب علي نقل رؤية الشركة وهدفها للموظفين .
• يساعد التدريب الشركة في إيجاد نوع من التميز في عمل الموظفين .
• يساعد التدريب في العمل علي زيادة قناعة الموظفين بعملهم .
• التدريب بمثابة المحفز للموظفين الذين يقومون بتلقي هذا التدريب علي القيام بالعمل المطلوب منهم .
• يعد التدريب رمزاً لمدي قيمة الموظفين بالنسبة للشركة .

المجالات الأساسية التي يمكن أن يشملها التدريب:

• الخبرة في مجال المنتجات وكيفية استخدامها .
• التدريب علي كيفية أداء مهام الوظيفة بفاعلية .
• الأمور التي تخص خدمة العملاء( التعامل مع شكاوي العملاء والمهارات الخاصة بالمكالمات التليفونية والحكمة في المواقف التي تحدث مع العملاء ) .
• مهارات الاتصال ( المكتوبة وغير الشفهية ) .
• المهارات الفنية .
• الأمور الشخصيية التي ينبغي العمل علي تطويرها ( مثل إدارة الوقت والقدرة علي حل المشكلات و التعلم ) .
• الأمور التي تتعلق بفريق العمل .
• كيفية حل المشكلات .

نصائح للتغلب علي الخطأ الثالث والأربعين:

1- ينبغي علي المدير أن يدرك أن التدريب رمز رائع، فعندما يقوم المدير باستثمار وقته ( ومال الشركة ) في القيام بتدريب الموظفين، فإنه بذلك يقدم رسالة مهمة وهي أن للموظفين لهم دور مهم في تقدم الشركة وازدهارها ولايقوم التدريب فقط علي زيادة المهارة، وإنما يعمل أيضاً علي زيادة الشعور باحترام الذات .

2- يمكن أن يكون التدريب سلاحاً ذا حدين؛ فمن الممكن أن يكون عاملاً علي التشجيع وعاملاً للتهديد بالنسبة للموظفين. لهذا، ينبغي علي المدير أن يقوم بالتأكيد علي فريق العمل التابع له بأنهم جميعاً في هذا المجال للتعلم ولمشاركة المعرفة التي اكتسبوها مع الآخرين وذلك في بيئة من الاحترام المتبادل .

3- عند تقديم برنامج التدريب، ينبغي علي المدير أن يقوم بإعلام الموظفين بأن أفكارهم وتجاربهم تعد جزءاً مهماً من برنامج التدريب. وينبغي علي المدير أن يؤكد لهم أنه يجب عليهم أن تكون لديهم الشجاعة المطلقة للمشاركة بأفكارهم للعمل. وينبغي علي المدير أن يؤكد لهم أنه يمكن لهم أن يقوموا بطرح عدد من الأسئلة بل ويجب تشجيعهم علي شيئ كهذا .

4- ينبغي علي المدير أن يقوم بتقبل حقيقة أن التدريب الفعال يجب أن يتضمن جانب المعرفة وجانب التسلية .

5- ينبغي علي المدير أن يقوم بقضاء بعض الوقت في العمل علي تطوير بعض الطرق لكي يعمل علي إدخال روح الدعابة والمرح في التدريب. وتعد هذه الطريقة من أفضل الطرق علي الإطلاق للتدريب واكتساب المهارات .

الخطأ الرابع والأربعون: العجز عن وضع أهداف محددة وطموحة .

المقومات الستة للأهداف الجيدة:

• الوضوح .
• النفعية .
• إمكانية التحقيق .
• الأهمية .
• التكامل مع الأهداف الأخري .
• الواقعية .
• ( ثم ) الاحتفال عند تحقيق المراد .

نصائح للتغلب علي الخطأ الرابع و الأربعين:

1- ينبغي علي المدير أن يلتزم من جانبه بوضع مخطط للأهداف التي يريد أن يقوم بتحقيقها، و يتعين عليه أن يتذكر أنه لايمكن أن يحظي بالنجاح دون العمل علي تحقيق الهدف المقصود .

2- ينبغي علي المدير أن يتأكد أن الأهداف الخاصة بالعمل التي يرغب في تحقيقها تتفق مع أهداف الشركة التي يعمل بها .

3- ينبغي علي المدير أن يتأكد من أن لديه نسخة من بيان الشركة الخاص بالأهداف والقيم الأساسية التي ترغب الشركة في تحقيقها، حتي يتمكن المدير من معرفة أولويات الشركة وكيفية تخصيصها للموارد .

4- ينبغي علي المدير أن يلتقي برئيسه في العمل لكي يتأكد من أن أهدافه تتوافق مع أهداف الشركة .

5- ينبغي علي المدير أن يقوم بكتابة أهدافه والإعلان عنها ومشاركتها مع الآخرين. فالأهداف التي لاتتم كتابتها أو إعلانها ليست غير اقتراحات، وكلنا نعرف كيف تتبخر هذه الاقتراحات من أذهاننا .

6- ينبغي علي المدير أن يضع في الاعتبار متابعة هذه الأهداف المكتوبة علي الأقل مرة في الشهر لكي يعرف مدي تقدمه في العمل علي تحقيق الأهداف .

7- ينبغي علي المدير ألا يخشي التخلي عن أي هدف غير منتج قام بتحديده، فمن الأفضل أن نكرس الوقت للأهداف التي لها عائد كبير عن الأهداف التي ليس لها سوي عائد قليل .

8- ينبغي علي المدير أن يكون بمثابة نموذج يقتدي به عند القيام بأي عمل. فعلي سبيل المثال، إذا أراد المدير من موظفيه القيام بتحقيق أهداف معينة، فعليه أن يطلعهم علي أهدافه هو نفسه التي استطاع تحقيقها. وسوف يعمل ذلك بالتأكيد علي مساعدة الآخرين في معرفة النموذج الذي يقوم المدير بتطبيقه عند القيام بتحقيق أهدافه مما يشجعهم علي مساعدته في تحقيقها .

الخطأ الخامس والأربعون: عدم القيام بتفويض السلطة للموظفين .

نصائح للتغلب علي الخطأ الخامس والأربعون:

1- ينبغي علي المدير أن يدرك أهمية تفويض السلطات وتأثيره علي الروح المعنوية للموظفين من احترام الذات والشعور بأهميتهم. فعندما يقوم المدير بتفويض مرءوسه بالقيام بمهمة كبيرة، يرسل بذلك المدير رسالة معنوية إلي هذا الموظف تحمل معني كبيراً وهو أن المدير لديه ثقة كبيرة في قدرات هذا الموظف .

2- ينبغي أن يدرك المدير أن تفويض السلطة هو عبارة عن نشاط يعبر عن مشاركة السلطات ويقوم بالتأكيد علي الثقة في الموظف.أما المديرون الذين يقومون برفض هذا النوع من مشاركة الموظفين في بعض السلطة والتي تمنحها لهم مناصبهم الوظيفية يقومون أيضاً بإرسال رسالة معنوية إلي الموظفين تحمل معنيين هما عدم الثقة بهذا الموظف وعدم الأمان تجاهه. أما المديرون الذين يعملون علي مشاركة الموظفين بعض تلك السلطة، فيقومون علي تهيئة بيئة يسودها الثقة وتفويض السلطة .

3- ينبغي علي المدير أن يدرك أن تفويض السلطة يقوم بتلبية الحاجات الأساسية و المعنوية للموظفين وهي شعور الموظفين بأهميتهم. وقيام المدير بمكافأة الموظفين بتفويضهم بالقيام بمهام كبيرة ومهمة يزيد لديهم الشعور بأنهم مهمون لهذه الشركة .

4- ينبغي علي المدير أن يقوم بتفويض المهام الجيدة للموظفين. فينبغي علي المدير أن يقوم بالنظر إلي تلك المهمة التي سيفوض شخصاً ما بتنفيذها بعين الاعتبار والتي بالفعل في نطاق مسئوليته، ثم يقوم بسؤال نفسه: “هل هذه المهمة كنت سأرغب في إنجازها إذا كنت في موقف الشخص الذي سأخول له تنفيذها؟” وإذا كانت الإجابة علي هذا السؤال بنعم، فعلي المدير أن يقوم بتخويلها إلي الموظف للقيام بها من أجل مصلحة الشركة .

5- ينبغي علي المدير أن يدرك أن التفويض يعطي انطباعاً حسناً عن مكانة الموظف بالنسبة للشركة ودوره في المستقبل بها. فيمكن أن يقوم المدير بإخبار الموظف غالباً بقدر المستطاع بمدي أهميته بالنسبة إلي الشركة، ولكن ينبغي علي المدير أن يقوم بتوصيل هذا المعني إليه في صورة فعلية عن طريق منحه بعض السلطة للتصرف في مجريات الأمور .

الخطأ السادس والأربعون: عدم القدرة علي استثمار الوقت بالطريقة المثلي .

نصائح للتغلب علي الخطأ السادس و الأربعين:

1- ينبغي علي المدير أن يقوم بطرح هذا السؤال علي نفسه: “هل أقوم بالاستثمار الأمثل لوقتي الآن؟” إذا كانت الإجابة علي هذا السؤال بالنفي، فينبغي علي المدير أن يقوم باختيار مهمة أخري أهم لكي يعمل علي تنفيذها. ثم بعد ذلك، ينبغي علي المدير أن يكرر طرح هذا السؤال علي نفسه مرة أخري. كما يتعين عليه أن يقوم بتكرار السؤال علي نفسه أكثر من مرة للتأكد من الاستفادة الكاملة من وقته في شيئ مثمر .

2- ينبغي علي المدير أن يدرك أن العامل الأساسي في هذا الموضوع ليس كون الفرد مشغولاً، وإنما أن يكون مشغولاً بالمهام الأهم التي تساهم في تحقيق الأهداف الخاصة به و بالشركة. إن الهدف من السؤال السابق هو تحديد أفضل المهام و أهمها، ثم بعد ذلك، القيام بتنفيذها بأفضل طريقة .

3- ينبغي أن يدرك المرء بأن استثمار الوقت بشكل أفضل ليس معناه أن يقوم المرء بالأعمال التي يستمتع عند القيام بها. و ينبغي علي المدير أن يتخذ طريقة معينة لكي يستطيع أن يختار الأنشطة التي يمكن أن يقوم بها وتعمل علي المساهمة في تحقيق أهداف العمل الخاصة به كمدير .

4- ينبغي علي المدير أن يقوم بوضع السؤال السابق الخاص بالاستغلال الأمثل للوقت نصب عينيه حتي يعتاد عليه. كما يتعين عليه أن يضع لافتات حول مكتبه – علي جهاز الكمبيوتر الخاص به أو ماشابه – تذكره بذلك وذلك في كل وقت عليه أن يقوم فيه باتخاذ قرارات تحتاج إلي تخصيص جزء من وقته.

5- ينبغي علي المدير أن يعلم فريق العمل التابع له بالتزامه باستراتيجية إدارة الوقت هذه. و ينبغي علي المدير أن يضع في الاعتبار أنه يتعين عليه عدم السماح بالتحول عن المهام المهمة من أجل مهام أخري فرعية .

الخطأ السابع والأربعون: العجز عن التخطيط للمستقبل .

مقومات عملية التخطيط:

• يجب أن تكون الخطط محددة المعالم .
• ينبغي أن تتسم عملية التخطيط بالمرونة .
• ينبغي أن يتم الرجوع إلي الخطط من حين لآخر .
• ينبغي أن تكون عملية التخطيط ذات تسلسل منطقي .

نصائح للتغلب علي الخطأ السابع والأربعين:

1- ينبغي علي المرء ألا يقوم بوضع خطة عادية غير طموحة لأنها لاتحفز أي شخص علي بذل مزيد من الجهد لتنفيذها. ولا ينبغي أيضاً أن يقوم بوضع خطة غير واقعية لأنه في هذا الوقت سيكون من الصعب تحقيقها .

2- ينبغي علي المدير أن يقوم بتخصيص الوقت والاهتمام الكافيين للتخطيط. وتعد عملية التخطيط من المهام الأولي والأساسية في عملية الإدارة، وتعد أيضاً واحدة من المهام الأساسية التي تقع علي عاتق المديرين في بيئة العمل الحالية. وتكون خطة المدير التي يقوم بتنفيذها داخل قسمه بمثابة خريطة الطريق التي ترشد الموظفين في عملهم .

3- تعمل الخطة الجيدة علي توقع المشكلات المحتمل وقوعها، وتشتمل أيضاً علي حلول لها. وينبغي علي المدير أن يتأكد من أن الخطط التي تعمل شركته علي تنفيذها تنظر بعين الاعتبار إلي العقبات التي يمكن أن تظهر من جراء تنفيذ هذه الخطة .

4- ينبغي علي المدير أن يعمل علي جعل خططه وأهدافه محددة قدر الإمكان. كما يتعين عليه أن يتذكر أن الخطة الغامضة تؤدي إلي أداء غامض، ويؤدي الأداء الغامض بدوره إلي نتائج غامضة. ولكن علي المدير ألا يقحم نفسه في التفاصيل غير المهمة .

الخطأ الثامن والأربعون: العجز عن إبراز رموز ثقافة الشركة .

نصائح للتغلب علي الخطأ الثامن والأربعين:

1- ينبغي علي المدير أن يقوم بالبحث عن وسائل جديدة لكي يعبر بطريقته الخاصة عن قيم الشركة التي يعمل بها من خلال الاستخدام الفعَّال للرموز. وينبغي علي المدير أن يطلب من الموظفين ابتكار رموز خاصة بهم ( وتحديد مبادئ النجاح المناسبة لهم ) .

2- يجب علي المدير أن يقوم بالاستعانة بقصص الإنجازات الخاصة بالشركة وأبطالها، والتي تؤكد علي تمسك الشركة القوي بالمبادئ التي تبعث علي النجاح وكيفية العمل علي تحقيقه.

3- لاينبغي علي المدير أن يتجاهل أهمية الرموز التي عملت علي صناعة تاريخ هذه الشركة. وينبغي علي المدير أن يقوم باستخدام صور توضح قصة بداية الشركة والأشخاص الذين قاموا بأدوار مهمة في تطور مثل هذه الشركة العظيمة .

4- في معظم الشركات الناجحة، يقوم المديرون أنفسهم بتشكيل ثقافة الشركة. لهذا، يتعين علي المدير أن يهتم بثقافة الشركة وأهميتها علي المدي البعيد للعمل علي نجاح الشركة .

5- ينبغي علي المدير أن يدرك أن ثقافة الشركة يتم تشكيلها من خلال رموزها وأبطالها وقيمها. لهذا، ينبغي علي المدير أن يقوم بإيجاد وسائل غير خطابية لتقديم هذه الدلالات المعنوية السابقة .

الخطأ التاسع والأربعون: تجاهل مؤشرات السخط بين الموظفين .

مظاهر سخط الموظفين:

• انخفاض معدلات البيع تدريجياً .
• تراجع هوامش الربح الإجمالي نتيجة للمصروفات غير المستفاد منها والتكاليف الخاصة بإعادة العمل .
• عدم الالتزام بتنفيذ التعهدات الخاصة بتسليم العمل في المواعيد المحددة للعملاء .
• ارتفاع نسبة الأشياء المرتجعة والمرفوضة بدرجة كبيرة .
• عدم الاكتراث بمصلحة الشركةأصبح هو الشعور السائد لدي العديد من الموظفين .
• عدم الثقة والاستياء يتم التعبير عنها بصفة مستمرة .
• ارتفاع نسب التغيب عن العمل والتأخير عن مواعيده .
• ارتفاع نسبة مقاومة التغيير حيث إنه لايثق أحد في أعمال الإدارة .
• انهيار قيم الأسرة وعدم وجود نماذج مشرفة من القادة والمديرين للتمثل بهم، وعدم وجود شخصيات بارزة بالشركة بالإضافة إلي وجود نظام قضائي غير عادل ووجود الإعلام الذي يركز علي الجوانب السلبية بشكل كبير .

نصائح للتغلب علي الخطأ التاسع و الأربعين:

1- ينبغي علي المدير أن يكون علي اتصال دائم ومستمر بالموظفين الذين يعملون معه داخل القسم، وبخاصة إذا شعر بوجود شحص ساخط بالمكان.

2- ينبغي علي المدير أن يقزم ببناء جدار من الثقة بينه وبين الموظفين وذلك لمنع انتشار أيِّ من الأخبار غير الدقيقة .

3- إن أهم العوامل التي تساعد علي المساهمة في إضفاء جو من عدم الثقة هو عدم وجود مصداقية للإدارة لدي الموظفين. ويجب في هذه الحالة العمل علي إعادة بناء الثقة في كل شيئ وأن تكون لها الأولوية.

4- ينبغي علي المدير أن يجري حوارات تتسم بالصراحة والصدق مع موظفيه لتحديد مدي الثقة التي تتمتع بها الإدارة .

5- إذا شعر المدير بانتشار مشاعر السخط والاستياء في قسمه، فعليه أن يعمل علي تحويل الموظفين الساخطين إلي موظفين منمتجين بينهم وبين الإدارة ثقة متبادلة، لكن ينبغي علي المدير أن يدرك ضرورة أن يكون الحوار مع الموظفين بصفة مستمرة ومتكررة .

6- ينبغي علي المدير أن يمنح الموظفين الذين يعملون معه قدراً من الحرية في التصرف في نطاق عملهم لمنع ظهور أي نوع من السخط بين صفوفهم.

7- وتوضح الدراسات أن الموظفين الذين ينعمون بقدر من الحرية في التصرف في مجال عملهم يكون لديهم الكثير من المواقف والتطلعات الإيجابية في العمل.

8- ينبغي علي المدير أن يقوم بتكوين فريق له أهداف موحدة. فعندما يشعر الموظفون بأنهم جزء من فريق متحد وكبير،تزداد لديهم درجة رضاهم عن وظيفتهم وعملهم.

9- إن السخط والتشكك يعدان مشكلة نادرة الحدوث عندما يكون لدي الموظفين شعور بتقدير الذات ناتج من كونهم جزءاً من مجموعة منتجة.

الخطأ الخمسون: الفوضي وعدم النظام والنظافة في بيئة العمل .

نصائح للتغلب علي الخطأ الخمسين:

1- ينبغي علي المدير أن يدرك تماماً أن مستوي نظافة بيئة العمل والنظام فيها ينقل رسالة معنوية قوية عن المستوي العام للشركة .

2- عندما يقوم المدير بتنفيذ الإرشادات العامة المتعلقة بالنظافة والنظام، فعليه أن يقوم أيضاً بتوضيح الأسباب التي تدعو لذلك. فينبغي علي المدير أن يخبر الموظفين بأنهم إذا التزموا بهذه الإرشادات، فسوف ينتج عن ذلك شعور كل موظف بالفخر لما قام به من إظهار مكان العمل في أفضل صورة.

3- ينبغي علي المدير أن يدرك أن المظهر العام لمكتبه وشركته مهم للغاية ويعد أحد مؤشرات جودة العمل. فيجد معظم الناس صعوبة في تصديق مستوي الجودة الذي عليه أحد المنتجات التي يقوم بإنتاجها أحد المصانع التي تعج أركانها بأكوام من القمامة .

4- ينبغي علي المدير أن يدرك أن النظافة والنظام عاملان مهمان لزيادة معدلات المبيعات. فعندما يكون هناك عرضان لشركتين مختلفتين يقدمان السعر والجودة نفسهما، فسوف يقوم العميل باختيار العرض الذي يتميز بحسن المظهر .

5- ينبغي علي المدير أن يدرك أن النظافة والتنسيق ينطبقان علي كل أوجه العمل، وليس فقط علي الاهتمام بنظافة الحوائط والسجاجيد. فعلي سبيل المثال، يعمل الحفاظ علي المكاتب والملفات مرتبه ومنظمة علي زيادة الإنتاج عن طريق عدم إضاعة الوقت في البحث عن التقارير والملفات المفقودة .

الخطأ الحادي والخمسون: عدم الاهتمام بتدعيم فخر الموظفين بعملهم .

نصائح للتغلب علي الخطأ الحادي والخمسين:

1- ينبغي علي المدير أن يقوم بتشجيع الموظفين لكي يشعروا بالفخر بالعمل الذي يقوموا به. فعلي سبيل المثال، تطلب العديد من الشركات من موظفيها أن يوقعوا علي المنتجات التي يقوموا بصنعها، وتعد هذه محاولة من الشركةلككي تعمل علي ربط الموظفين بالعمل الذي يقومون به. وسواء أقام هؤلاء الموظفون بالتوقيع أم لا، فسيولد هذا شعوراً بالفخر لديهم .

2- إن الالتزام بالقيام بالعمل علي نحو صحيح من أول مرة يعد دليلاً علي مدي الفخر الشخصي للقيام بهذا .

3- ينبغي علي المدير أن يقوم بتكريم الموظف وليس العمل الذي قام به. فعندما يشعر الموظفون بالتقدير والاعتراف بالجهد الذي بذلوه للقيام بعملهم، فسوف يبذلون مزيداً من الجهد لكي يكونون عند حسن ظن المدير أو الرئيس .

4- ينبغي علي المدير أن يقدر التميز. فعندما يقوم الموظفون بأعمال تفوق توقعات العملاء، فينبغي علي المدير أنذاك أن يقوم بتقديرهم والثناء عليهم والعمل أيضاً علي دعم الجهود التي يقومون ببذلها. ولاينبغي علي المدير أن يدع الاحباط يتسرب للموظف بسبب عدم تقدير العمل الذي يقوم به .

5- ينبغي علي المدير أن يعمل علي وجود قاعة لتكريم الموظفين الذين يقومون بإنجازات كبيرة. وينبغي علي المدير أن يقوم بإشادة بهؤلاء الموظفين الذين قد يلتزمون بأداء عالٍ في عملهم.

6- يتعين علي المدير أن يقوم بإدخال هؤلاء الموظفين المتميزين في عملهم إلي قاعة التكريم، ويقوم بتكريمهم في ثقافة تقوم بتكريم المتميزين .

الخطأ الثاني والخمسون: عدم إدراك مدي أهمية الاحترام والذوق الرفيع في العمل .

مبادئ الاحترام

• ينبغي عدم التكلم بطريقة سيئة عن الغائب، لأن هذا السلوك يُعد ظلماً له .
• ينبغي عدم النطق بكلمات جارحة للآخرين، سواء أكان هذا بطريقة هزلية أم جادة؛ فينبغي ألا يهزأ أحد من الآحرين حتي إذا سمحوا له بذلك .
• ينبغي عدم إلقاء النكات عندما يكون أحد من الحضور في حالة حزن؛ ولا ينبغي أن يسخر أحد من سوء حظ الآخرين أ، تعثرهم في الحياة، علي الرغم من أن ذلك يمكن أن يبين له أسباب فشله .
• ينبغي علي الفرد أن يحظي بصحبة حسنة وذلك إذا أراد أن يحظي بسمعة طيبة؛ فإنه من الأفضل للمرء أن يكون وحيداً بدلاً من أن يصاحب رفقة أشرار .
• ينبغي علي الفرد ألا يستخدم لغة التوبيخ مع أي شخص؛ سواء أكانت سباباً أم دعاء بالشر .
• يعمل حسن المعاملة من جانب المديرين علي تسهيل كل شيئ من القدرة علي الإبداع إلي الجماعية في الأداء.

إن الذوق الرفيع والاحترام في التعامل مع الآخرين يمكن أن يعمل علي تحويل شركة متوسطة الأداء إلي شركة كبيرة ذات مستوي متميزفي الأداءز لهذا فإن الشركات التي تؤكد علي هذه المعاني السامية، يمكن أن تحظي بالعديد من المزايا العظيمة مثل :

• وجود موظفين لديهم شعور بأنهم ذوو قيمة للشركة التي يعملون بها وأنه يتم تقدير جهودهم .
• التقليل من حجم الاحتكاكات والصراعات التي تحدث في العمل .
• ارتفاع الروح المعنوية لدي الموظفين وزيادة احترامهم لذاتهم ( وزيادة معدلات الانتاج ) .
• وجود روح الفريق، وهو شعور الفرج بأنه جزء من مجموعة كبيرة .
• زيادة ثقة العملاء وولائهم للتعامل مع الشركة .

مساوئ عدم الاحترام والذوق في العمل:
• عدم القدرة علي استخدام اللغة بإتقان .
• عدم الاحتراف في العمل .
• وجود لامبالاة تجاه العملاء.
• الشركات التي تسمح لموظفيها باستخدام مثل هذا الأسلوب في حضور العملاء توحي للعملاء بأنها غير حريصة عليهم .

نصائح للتغلب علي الخطأ الثاني و الخمسين:

1- ينبغي علي المدير أن يدرك أ، الاحترام والذوق عند التعامل مع الآخرين يعبران عن المستوي المتميز الذي لايتعارض مع حاجته لكي يكون حازماً ومنافساً للآخرين.

2- التعامل الجيد مع الآخرين يمكن أن يعمل علي تقوية مركز الفرد ووضعه في العمل ،ويعد الأسلوب الرفيع في التعامل والاحترام المتبادل بين الشركة والعميل من الميزات التنافسية الفعلية .

3- ينبغي علي المدير أن يتأكد من أن الفريق التابع له في العمل يدرك جيداً آداب السلوك وقواعد الاحترام في العمل.

4- ينبغي علي المدير التأكد من أن موقفه تجاه تطبيق هذا السلوك المتميز يعرفه كل شخص يعمل معه في مكتب العمل. فإذا كان سلوك أحد الأشخاص غير مقبول، فلا ينبغي لأن يتردد المدير في لفت انتباه هذا الشخص

5- ينبغي علي المدير أن يكون قدوة في قسمه عندما يتطرق الأمر إلي الذوق والأسلوب المهذب في العمل. فسلوكيات المدير سينظر إليها الآخرون علي أنها المستوي القياسي الذي عليهم اتباعه .

الخطأ الثالث والخمسون: عدم القيام بتعزيز قيمة المنتج المعروض .

نصائح للتغلب علي الخطأ الثالث والخمسين:

1- ينبغي علي المدير أن يسمح بقدر من وقته للتحدث مع فريق العمل التابع له حول المنتجات التي تقوم الشركة بعرضها للبيع.

2- ينبغي علي المدير أن يتأكد من أن فريق العمل يدركأهمية تعزيز قيمة المنتج الذي يتم بيعه وأن السعر يأتي في ذيل القائمة بالنسبة لعوامل شراء العميل .

3- يجب علي المدير أن يقوم بتطبيق نموذج مثالي لحدمة العملاء وذلك للعمل علي إضافة قيمة للمنتج الأساسي.

4- ينبغي علي المدير أن يتذكر هذه القاعدة جيداًوهي: “إن جميع المنتجات متساوية، لهذا ينبغي علي المدير أن يقوم ببيع تميزه الذي يضيفه عند بيع المنتج .

5- ينبغي علي المدير أن يقوم بتعريف العمل الذي يقوم به تعريفاً صحيحاً من خلال النتائج التي يحصل عليها: النتيجة النهائية وهي قيام العميل بشراء المنتج المعروض للبيع.

6- ينبغي علي المدير أن يقوم بتعليم موظفيه أن القيمة الحقيقية للمنتج تظهر عندما يقوم العميل باستخدام المنتج ولاتظهر هذه القيمة خلال عملية الشراء.

7- ينبغي علي المدير أن يقوم بتعليم موظفيه مفهوم قيمة المنتج. فعندما يدرك الموظفون مفهوم هذه القيمة، فسيكون لدي هذا المدير القدرة علي تغيير تركيزه من الأهتمام بالأشياء الملموسة (مثل المنتج والخدمة وطريقة الدفعوغير ذلك ) إلي الأشياء غير الملموسة مثل ( حاجات العملاء والعمل علي جعلهم يشعرون بالرضا).

8- إن النجاح في العمل يتطلب من الشركات أن تعمل علي زيادة قيمة التعامل مع عملائها. حيث إن الطريقة الوحيدة لكي يعرف البائع طلبات العميل هي تحديد معايير القيمة التي يفضلها هذا العميل .

الخطأ الرابع والخمسون: عدم اعتبار جميع العاملين بالشركة أفراد بفريق المبيعات .

نصائح للتغلب علي الخطأ الرابع والخمسين:

1- ينبغي علي المدير أن يدرك أن فرص البيع توجد في كل مكان، ولهذا عليه أن يقوم بتشجيع فريق العمل التابع له علي القيام بالترويج للشركة وعملها للحصول علي بعض هذه الفرص.

2- وينبغي علي الموظفين أن يقوموا بتسويق منتجات الشركة من خلال الأماكن التي يعملون بها. وبالإضافة إلي القيام ببيع المنتجات، ينبغي علي الموظفين القيام بتسويق مظهر الشركة لكي تحظي بمكانة سامية بين جميع الشركات .

3- ينبغي علي المدير أن يدرك أن عملية البيع عبارة عن مهارة حماس ونشاط أكثر من كونها مهارة فنية. ويمكن لجميع الموظفين، عن طريق التحدث بطريقة جيدة عن رؤسائهم في العمل، أن يكونوا ممتازين للمبيعات.

4- ينبغي علي المدير أن يتذكر أن أكثر شيئ يريده العميل هو وجود شخص يستمع باهتمام إلي مطالبه ويستجيب إلي احتياجاته بالعمل علي تلبيتها. لذا يتعين علي جميع الموظفين الاستماع باهتمام وذلك لزيادة معدلات البيع .

5- ينبغي علي المدير أن يدرك أن مهارات البيع مهمة للغاية بصرف النظر عن الوظيفة التي يعمل بها الشخص أو حجم المسئوليات التي تقع علي عاتقه.فكل موظف في العمل ينبغي عليه أن يقوم بالبيع – سواء أكان هذا البيع للأفكار أن لاحتياجات العملاء أم للرؤي الشخصية. والفهم الجيد لفنون البيع الأساسية مفيد للغاية في أي مجال للعمل .

6- ينبغي علي المدير أن يتقبل الحقيقة التي تقول إنه في هذا العصر المعتمد علي فرق المبيعات يعتبر كل شخص من فريق العمل مسئولاً عن وعوده للعملاء. وعلي هذا، فابيع يكون وظيفة لكل فرد في بيئة العمل حيث إنه هو الذي يقوم علي الوفاء بهذه الوعود للعملاء، ووظيفة البيع هذه تنطبق علي كل فرد في الشركة بدءاً من الموظف المسئول عن الإنتاج وحتي أصحاب الشركة .

الخطأ الخامس والخمسون: عدم اطلاع الموظفين علي الجوانب المالية الأساسية للشركة .

نصائح للتغلب علي الخطأ الخامس والخمسين:

1- ينبغي علي المدير أن يقوم بإخبار كل فرد في الإدارة بالتزام الشركة بإطلاع الموظفين علي بعض الشئون المالية الخاصة بها.

2- وينبغي علي المدير أن يقدم تفسيراً معقولاً لموظفيه، وذلك لأن هذه ستكون أول خطوة في بناء الثقة والمصداقية بين المدير والموظفين.

3- ينبغي علي المدير أن يقوم بتزويد الموظفين ببرامج تدريب وذلك لمساعدتهم علي فهم المعلومات الخاصة بالشئون المالية للشركة.

4- وينبغي علي المدير أن يعمل علي توفير بيئة عمل إيجابية لمثل هذا التدريب والأهداف التي ترغب الشركة في تحقيقها .

5- عندما يقوم المدير بالعمل علي مشاركة الموظفين المعلومات الخاصة بالشئون المالية، فعليه القيام بتقديم عرض متميز باستخدام الأدوات المناسبة والنماذج المختلفة .

6- قبل الحديث عن قوائم الدخل الخاصة بالشركة وميزانيتها، ينبغي علي المدير أن يبدأ حديثه مع الموظفين عن موضوعات أخري مهمة للغاية مثل أرباح الشركة وكيفية توزيعها. فالأرباح تعد بمثابة شريان الحياة لأي شركة، ولا يوجد أي موظف في الشركة لايستطيع أن يؤثر علي قيمة أرباح الشركة سواء بطريقة مباشرة أو غير مباشرة .

7- عندما يبدأ فريق العمل فيفهم الشئون المالية للشركة، فعلي المدير أن يتأكد من حصولهم علي المعلومات الماليه بشكل منتظم.

8- ينبغي علي المدير أن يتذكر أن الوقت الذي يقوم فيه بإخبارهم بأنهم لن يحصلوا علي أرباح أو علاوات سيكون وقتاً عصيباً بالنسبة لهم .

الخطأ السادس والخمسون: العجز عن كون الجميع علي قدر المسئولية .

نصائح للتغلب علي الخطأ السادس والخمسين:

1- ينبغي علي المدير أن يقوم بتعليم موظفيه قيمة حقيقة وهي كيفية العمل لاستحقاق الفوز.

2- ويتعين علي المدير أن يقوم بإخبارهم بأن التقدير والمكافأة يعتمدان علي مقدار مابذلوه من جهد، وليس فقط النتيجة النهائية .

3- ينبغي علي المدير أن يقوم بتعليم فريق العمل التابع له، بأنه بالغم من الفوز الذي قد تم تحقيقه في الماضي، فإن النجاح الذي سيتم تحقيقه في المستقبل لن يكون بمجرد السير علي المنهاج نفسه. فينبغي علي المدير أن يؤكد علي الحاجة إلي بذل مزيد من الجهد كل يوم .

4- يتعين علي المدير أن يحث موظفيه علي الاهتمام بالتفاصيل الدقيقة في العمل. فتكون هذه التفاصيل الدقيقة سبباً في تحقيق الفوز والنجاح في العمل .

5- كما يتعين عليه أن يقوم بتعليم فريق العمل التابع له الانتباه إلي تلك التفاصيل الدقيقة والعمل علي تذكرها .

6- ينبغي علي المدير أن يقوم بتعليم موظفيه ماهية عناصر تحقيق النجاح.

7- كما يتعين عليه أيضاً أن يقوم بتعليمهم قيمة الفوز وما يحققه من مجد .

8- ينبغي علي المدير أن يحتفل مع موظفيه في حالتي الخسارة والنصر علي حد سواء.

9- ينبغي علي المدير ألا يقبل الخسارة التي نتجت عن إهمال في العمل .

الفصل الثالث عشر: أكبر الأخطاء وأهمها

الخطأ السابع والخمسون: العجز عن تطبيق النظريات في أرض الواقع .

نصائح للتغلب علي الخطأ السابع والخمسين:

1- ينبغي علي المدير أن يدرك أنه ليس لديه جميع الإجابات التي يحتاجها. إنه من الصعب علي المرء في بعض الأحيان أن يعترف بذلك وبخاصة في عالم يري هذا الأمر علي أنه نقطة ضعف .

2- ينبغي علي المدير أن يكون قادراً علي طلب المساعدة. فكونه قادراً علي السؤال لمعرفة الاتجاه الصحيح أمر ضروري للغاية للوصول إلي النجاح .

3- إن هذه أهم خطوة في الوصول للقمة. فمن المهم وجود الرغبة في تطبيق النظريات والمعلومات التي يكتسبها الفرد في الحياة العملية. وينبغي أن يقوم المرء بالالتزام مع نفسه بمحاولة تطبيق ما تعلمه في العالم الفعلي وألا يخجل من طلب المساعدة من أحد .